Coordinateur(trice) du Bureau d'Investissement / Assistant(e) de Direction

Le Bureau d'Investissement de la New York Public Library gère un portefeuille d’environ 2 milliards de dollars d’actifs provenant du fonds de dotation de la bibliothèque. Ce fonds assure une partie essentielle du financement annuel de l’institution, en complément du financement public de la ville de New York. Le portefeuille est diversifié (actions nationales et internationales, alternatives, capital privé, actifs réels, obligations) et est géré par des partenaires externes. Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) du Bureau d'Investissement, rattaché(e) directement au Chief Investment Officer, pour assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel d’une équipe d’investissement compacte et à structure plate. Vous serez le point de contact privilégié pour les visiteurs externes, les gestionnaires d’actifs et les partenaires institutionnels. Vos missions principales incluront : - **Gestion du Comité d’Investissement** : organisation des réunions (planification, invitations, logistique), préparation des dossiers, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes‑rendus. - **Logistique de voyages internationaux** : prise en charge complète du cycle de voyage (recherche, réservation, suivi, conformité aux politiques, rapprochement des notes de frais). - **Gestion administrative** : suivi des dépenses via Concur/Lightning, approbation des achats, gestion des stocks de fournitures, suivi des équipements et inventaire des actifs (tagging, mise à jour du système Dynamo). - **Gestion documentaire** : archivage électronique et physique, mise à jour des bases de données (Workday), garantie de la conformité documentaire et de la confidentialité des informations financières. - **Support quotidien** : accueil des visiteurs, gestion des appels, coordination avec les services internes (finance, juridique, IT) et externes (gestionnaires de fonds, cabinets de conseil). **Objectifs clés** - **Premier mois** : prise en main des outils (Workday, Concur, Dynamo), prise en charge des réunions récurrentes et des réservations de voyage. - **Trois mois** : autonomie complète sur le cycle de dépenses et les comptes‑rendus du Comité d’Investissement, gestion proactive des fournitures et du suivi des actifs. - **Six mois** : optimisation des processus administratifs, proposition d’améliorations pour gagner en efficacité et en conformité. **Profil recherché** - Diplôme en administration, finance ou domaine connexe. - Minimum 2 ans d’expérience dans un rôle similaire (assistant(e) de direction, coordination administrative) au sein d’une organisation financière ou d’un fonds d’investissement. - Maîtrise des outils de gestion (Workday, Concur, systèmes de suivi d’actifs) et excellente aisance avec les suites bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace). - Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression. - Sens aigu du service, excellente communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français est un atout. - Discrétion, intégrité et respect de la confidentialité des informations financières. **Ce que nous offrons** - Un environnement de travail stimulant au cœur de Manhattan, au sein d’une institution culturelle de renommée mondiale. - Un salaire compétitif compris entre 85 000 $ et 95 000 $ annuels, selon expérience. - Avantages sociaux complets (assurance santé, retraite, congés payés). - Opportunités de formation continue et de développement professionnel. - Accès à des ressources culturelles exceptionnelles et à un réseau professionnel de haut niveau. Rejoignez la New York Public Library et contribuez à la gestion d’un portefeuille d’investissement qui soutient la mission culturelle et éducative de l’une des plus grandes bibliothèques publiques du monde.