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Descripcion del puesto
Jobot, cabinet d’avocats spécialisé en droit des successions, fiducies et planification patrimoniale, recherche un(e) Secrétaire Juridique expérimenté(e) pour rejoindre son équipe dynamique à Long Island, New York. En tant que pilier administratif du cabinet, vous assurerez la gestion quotidienne du bureau tout en soutenant les avocats dans leurs dossiers complexes. Vos missions principales incluront :
- Accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et fournisseurs, en veillant à offrir un service professionnel et courtois.
- Gestion des agendas des avocats, organisation des réunions, conférences et déplacements, ainsi que la coordination des plannings de dossiers afin de respecter les échéances légales et les délais de projet.
- Traitement et suivi des dossiers de fiducies, successions et planification successorale : rédaction de correspondances, mise à jour de bases de données, archivage électronique et physique conforme aux exigences de confidentialité.
- Administration des fournisseurs : réception des factures, suivi des paiements, négociation de contrats de services et gestion des relations avec les prestataires externes.
- Utilisation avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ainsi que de logiciels de gestion juridique (ex. Clio, LexisNexis) pour la création de documents, rapports et tableaux de suivi.
- Travail autonome avec une grande rigueur, capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision.
- Participation active à l’amélioration des processus internes, proposition d’optimisations et mise en place de meilleures pratiques administratives.
Profil recherché :
- Expérience professionnelle de 3 à 5 ans en tant que secrétaire juridique ou assistant administratif au sein d’un cabinet d’avocats ou d’une institution financière, avec une spécialisation en fiducies, successions ou planification successorale.
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin de communiquer efficacement avec une clientèle internationale.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais.
- Connaissance approfondie des procédures légales liées aux successions, fiducies et planification patrimoniale.
- Maîtrise des outils Microsoft Office et des logiciels de gestion juridique.
- Qualités relationnelles, discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité.
Nous offrons :
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein avec des horaires du lundi au vendredi, incluant des heures d’été flexibles.
- Un package d’avantages compétitif : 401(k) avec contribution de l’employeur, assurance santé, congés payés, et programmes de bien‑être.
- Un environnement de travail stimulant favorisant l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.
- Des opportunités de formation continue et d’évolution de carrière au sein d’un cabinet en pleine croissance.
Si vous êtes motivé(e) par le challenge administratif dans le secteur juridique et que vous souhaitez contribuer au succès d’un cabinet reconnu, envoyez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) à Jobot. Rejoignez une équipe où votre expertise sera valorisée et où chaque jour apporte de nouvelles opportunités de développement professionnel.
