Réceptionniste / Assistant(e) de bureau – Manhattan (NY)

Notre client, un fonds de private equity de taille moyenne reconnu pour son dynamisme et son approche innovante du marché financier, recherche un(e) Réceptionniste / Assistant(e) de bureau pour son siège situé au cœur de Manhattan, New York. Vous serez la première impression de l’entreprise, garantissant un accueil chaleureux et professionnel à tous les visiteurs, partenaires et collaborateurs. **Missions principales** - Accueillir les clients et visiteurs, gérer le standard téléphonique multilingue (anglais/français) et répondre aux e‑mails avec réactivité. - Organiser les arrivées des clients, coordonner la logistique des réunions (catering, boissons, configuration des salles) et assurer la planification optimale des espaces de conférence. - Piloter le processus d’onboarding des nouveaux employés : préparation des postes de travail, coordination des premiers jours, organisation des sessions d’orientation et suivi des formalités administratives. - Gérer les relations avec les fournisseurs, suivre les livraisons, négocier les prestations de services (nettoyage, maintenance, sécurité) et assurer la conformité avec la gestion de l’immeuble. - Suivre les dépenses du bureau, passer les commandes de fournitures, contrôler le budget alloué aux activités opérationnelles et préparer les rapports de dépenses mensuels. - Veiller à la propreté et à l’ordre des espaces communs, en collaboration avec les équipes de facilities management. - Soutenir les équipes RH et Finance dans la diffusion d’informations internes, la mise à jour de bases de données et la préparation de documents administratifs. **Profil recherché** - Diplôme de licence (Bac+3) en administration, gestion ou domaine similaire – un atout supplémentaire. - Minimum 5 ans d’expérience réussie en tant que réceptionniste ou assistant(e) administratif(ve) orienté(e) client, idéalement dans le secteur des services financiers ou du private equity. - Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et français. - Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils de gestion de salles et de réservation. - Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression. - Esprit d’initiative, discrétion professionnelle et forte orientation service. **Ce que nous offrons** - Un poste en CDI au sein d’une équipe dynamique et internationale. - Un environnement de travail moderne au cœur de Manhattan, avec des installations de pointe. - Un package salarial compétitif, incluant des avantages sociaux (assurance santé, plan de retraite, congés payés). - Des opportunités de formation continue et de développement de carrière dans le secteur financier. - Une culture d’entreprise valorisant la collaboration, l’innovation et le bien‑être des employés. Rejoignez une organisation où votre rôle sera clé pour assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau et contribuer à l’excellence du service client. Si vous êtes motivé(e), rigoureux(se) et désirez évoluer dans un cadre stimulant, postulez dès maintenant !