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Descripcion del puesto
Rejoignez The I‑Grace Company, acteur incontournable du secteur de la construction résidentielle haut de gamme, en tant qu’Assistant(e) Administratif(ve) du Président‑Directeur Général. Vous évoluerez au cœur de la direction exécutive et serez le pilier organisationnel qui garantit le bon fonctionnement quotidien du bureau du PDG.
**Missions principales**
- Gestion proactive de l’agenda du PDG : planification, coordination et optimisation des rendez‑vous, réunions internes et externes, ainsi que des déplacements nationaux et internationaux.
- Organisation logistique complète des voyages : réservation de billets d’avion, hébergements, transferts, visas et préparation de dossiers de voyage.
- Suivi rigoureux des dépenses : traitement des notes de frais, contrôle budgétaire, rapprochement avec le service comptabilité et production de rapports mensuels.
- Préparation et animation de réunions stratégiques : élaboration des ordres du jour, diffusion des supports, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus et suivi des actions.
- Coordination d’événements d’entreprise (lancements de projets, séminaires, réceptions clients) en assurant la logistique, la communication et le respect des budgets.
- Gestion administrative personnelle du PDG : traitement du courrier, organisation du bureau, suivi des fournitures et mise à jour des dossiers confidentiels.
- Interface privilégiée entre le PDG, les équipes internes (direction, finance, RH, projets) et les partenaires externes (clients, fournisseurs, autorités publiques).
- Maintien d’un système de classement électronique et physique conforme aux exigences de confidentialité et de conformité.
**Profil recherché**
Vous êtes un(e) professionnel(le) organisé(e), doté(e) d’une grande capacité d’anticipation et d’un sens aigu du service. Vous avez au moins 3 à 5 ans d’expérience réussie dans un poste similaire, idéalement au sein d’une entreprise du secteur du BTP ou d’un environnement exigeant. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) ainsi que les logiciels de gestion de voyages et de dépenses. Votre aisance relationnelle vous permet de communiquer efficacement avec des interlocuteurs de haut niveau, tant en français qu’en anglais.
**Compétences clés**
- Gestion d’agenda et planification multi‑tâches
- Organisation de déplacements internationaux
- Traitement de notes de frais et suivi budgétaire
- Rédaction de comptes‑rendus et de documents professionnels
- Maîtrise des outils de bureautique et des solutions cloud
- Discrétion, confidentialité et sens de l’éthique
- Excellente communication écrite et orale en français et anglais
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au sein d’une entreprise en forte croissance, reconnue pour son excellence et son innovation.
- Un environnement de travail stimulant, au contact direct de la direction générale et des projets d’envergure.
- Un package salarial attractif, complété par des avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, transport).
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière.
- Un bureau moderne situé au cœur de la ville, avec des équipements de pointe.
Intéressé(e) par ce challenge ? Envoyez votre candidature dès maintenant et participez à l’aventure I‑Grace, où chaque détail compte pour bâtir l’excellence.
