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وصف الوظيفة
IRG Ventures, studio de capital‑risque dynamique et en pleine expansion, recherche un(e) Assistant(e) de Bureau pour renforcer son équipe à Miami (FL). Vous serez le premier visage de l’entreprise, garantissant une expérience d’accueil chaleureuse et professionnelle pour nos partenaires, investisseurs et visiteurs. En étroite collaboration avec les équipes opérationnelles et les fondateurs, vous assurerez le bon fonctionnement quotidien du bureau et soutiendrez les activités administratives essentielles à la réussite de nos projets de venture‑capital.
**Missions principales**
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, prise en charge des appels entrants, orientation des interlocuteurs vers les équipes concernées.
- Gestion de l’accueil digital (e‑mail, messagerie instantanée) et suivi des demandes de renseignements.
- Organisation et préparation des salles de réunion : réservation, mise en place du matériel audiovisuel, disposition des sièges, distribution de documents.
- Gestion des stocks de consommables (snacks, boissons, fournitures de bureau) et entretien des équipements (machines à café, distributeurs, imprimantes).
- Coordination des services de restauration et de catering pour les réunions internes et les événements clients.
- Validation et suivi du stationnement des visiteurs et des employés, gestion des badges d’accès.
- Administration du courrier entrant et sortant, suivi des colis et des livraisons.
- Soutien aux équipes RH et Finance pour la planification des réunions, la diffusion d’informations internes et la mise à jour des bases de données.
- Participation à l’organisation d’événements internes (team‑building, after‑work) et à la mise en place de projets d’amélioration du cadre de travail.
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+2 en administration, gestion ou domaine similaire (ou expérience équivalente).
- Minimum 1 an d’expérience dans un rôle d’assistant(e) de bureau, d’accueil ou de réception, idéalement dans un environnement startup ou venture‑capital.
- Excellentes compétences relationnelles, sens du service et capacité à créer une atmosphère conviviale.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des systèmes de réservation de salles.
- Organisation rigoureuse, autonomie, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Anglais courant (écrit et oral) indispensable ; la maîtrise du français est un atout.
- Sens de la confidentialité et discrétion dans le traitement des informations sensibles.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein, en présentiel au cœur de Miami.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une équipe internationale et passionnée par l’innovation.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux et des tickets restaurant.
- Un accès privilégié à des événements du secteur tech et venture‑capital, ainsi qu’à un réseau d’investisseurs et d’entrepreneurs.
Rejoignez IRG Ventures et contribuez à créer un cadre de travail où l’excellence opérationnelle rencontre l’innovation entrepreneuriale. Nous attendons votre candidature avec impatience !
