Assistant(e) de Bureau – Gestion multi-sites (Odessa, USA)

Kodiak, entreprise dynamique spécialisée dans la distribution de produits pétroliers au Bassin Permien, recherche un(e) Assistant(e) de Bureau motivé(e) pour assurer la coordination quotidienne de ses sites entre le bureau principal d'Odessa (États‑Unis) et les dépôts du Bassin Permien. Sous la responsabilité du Responsable des Opérations, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement des espaces de travail, la satisfaction des équipes et le respect des normes de santé‑sécurité. **Missions principales** - **Gestion des approvisionnements** : Commander, réapprovisionner et contrôler les stocks de snacks, boissons, fournitures de bureau et matériel de sécurité en respectant les budgets définis. Suivre les bons de commande, les factures et les livraisons. - **Logistique interne** : Organiser le suivi des expéditions, la réception et la distribution des colis, ainsi que la mise à disposition des équipements de protection individuelle (EPI) et des goodies personnalisés. - **Organisation d'événements** : Planifier et coordonner les célébrations internes, réunions d’équipe, fêtes de fin d’année et autres événements, en assurant la réservation des espaces, la commande de traiteur et la gestion des invitations. - **Gestion des prestataires** : Piloter les contrats de nettoyage, maintenance, services de site et autres fournisseurs externes. Veiller à la qualité des prestations, au respect des délais et à la conformité des interventions. - **Entretien du bâtiment** : Superviser la propreté, le rangement, la signalétique légale, les contrôles de sécurité (extincteurs, issues de secours) et les travaux de maintenance courante. - **Support RH et accueil** : Assister les équipes RH lors des entretiens, de l’onboarding, des démonstrations de sécurité et de l’accueil des visiteurs internes ou externes. - **Déplacements** : Effectuer des déplacements hebdomadaires de 4 à 6 heures aller‑retour entre le bureau d’Odessa et les dépôts du Bassin Permien afin de contrôler les stocks, vérifier les installations et assurer le lien entre les sites. **Profil recherché** Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez le sens du service. Vous avez une première expérience (0‑2 ans) dans un poste administratif, logistique ou de gestion de facilities. Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et avez une bonne capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. La conduite d’un véhicule léger et le permis B sont indispensables pour les déplacements entre les sites. **Compétences clés** - Gestion des stocks et approvisionnements - Coordination de prestataires externes - Organisation d’événements internes - Connaissances de base en santé‑sécurité et réglementation du travail - Excellentes compétences communicationnelles (français et anglais) - Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de suivi (ERP, logiciels de gestion de maintenance) - Sens du service client interne et capacité à travailler en équipe **Ce que nous offrons** - Un poste en CDI au sein d’une entreprise en pleine croissance - Un environnement de travail stimulant avec des responsabilités variées - Un salaire compétitif et des avantages sociaux (assurance santé, tickets restaurant, programme de formation continue) - Des déplacements réguliers permettant de découvrir différents sites opérationnels - Une culture d’entreprise axée sur la collaboration, l’innovation et le bien‑être des collaborateurs. Rejoignez Kodiak et contribuez activement à la performance et à la qualité de vie de nos équipes sur l’ensemble de nos sites !