Nuevo
Descripcion del puesto
The Fountain Group, leader mondial dans le secteur du développement pharmaceutique (CDMO), recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Exécutif(ve) senior pour soutenir son dirigeant principal à New York. Vous serez le pilier central de l’organisation quotidienne du bureau exécutif, garantissant une gestion fluide et proactive de toutes les activités administratives, logistiques et de communication.
**Missions principales**
- Gérer un agenda complexe incluant réunions internes, conférences internationales, déplacements (vols, hôtels, visas) et événements de haut niveau. Anticiper les besoins du dirigeant et proposer des solutions avant même que les problèmes n’apparaissent.
- Coordonner les déplacements internationaux : réservation de billets, organisation de visas, préparation de dossiers de voyage, suivi des dépenses et respect des politiques de conformité.
- Assurer le suivi rigoureux des dépenses et des notes de frais, préparer les rapports mensuels et veiller à la conformité budgétaire.
- Préparer et mettre en forme tous les documents exécutifs : ordres du jour, présentations PowerPoint, mémos, correspondance officielle, rapports de performance.
- Organiser et piloter les réunions (physiques et virtuelles) : réservation de salles, gestion des invitations, préparation des supports, prise de notes et suivi des actions.
- Servir de point de contact privilégié entre le dirigeant, les équipes internes du CDMO et les partenaires externes (clients, fournisseurs, autorités réglementaires).
- Soutenir les initiatives d’engagement des employés et les projets transversaux du département en assurant le suivi administratif et la communication.
- Gérer les projets clés assignés, en assurant le respect des délais, la coordination des parties prenantes et la production de livrables de qualité.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience en assistance exécutive, idéalement dans un environnement pharmaceutique, biotech ou services professionnels à forte dimension internationale.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La connaissance d’une troisième langue est un atout.
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Microsoft Office, Outlook, Teams, PowerPoint) et des plateformes de gestion de voyages et de dépenses.
- Sens aigu de la confidentialité, de la diplomatie et du professionnalisme.
- Capacité à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités simultanément et à prendre des initiatives de manière autonome.
- Excellent sens de l’organisation, rigueur et souci du détail.
- Aptitude à établir des relations de confiance avec des interlocuteurs de haut niveau et à représenter le dirigeant avec crédibilité.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au sein d’une entreprise dynamique, reconnue pour son innovation et son impact dans le secteur de la santé.
- Un environnement de travail hybride (3 jours sur site, 2 jours en télétravail) favorisant l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (assurance santé, plan de retraite, congés payés, programme de formation continue).
- Des opportunités de développement de carrière à l’international grâce à la portée globale du groupe.
- Un cadre de travail moderne au cœur de Manhattan, avec accès à des espaces de coworking, des salles de sport et des services de restauration sur place.
Rejoignez The Fountain Group et jouez un rôle clé dans le succès de notre direction exécutive, tout en développant vos compétences dans un secteur à forte valeur ajoutée.
