Réceptionniste (Accueil téléphonique) – Springs Law Group

Spring Law Group, cabinet d’avocats spécialisé en dommages corporels et implanté au cœur de Colorado Springs (Colorado, États-Unis), recherche un(e) réceptionniste dynamique et professionnel(le) pour renforcer son équipe d’accueil. En tant que premier point de contact, vous incarnerez l’image du cabinet auprès des clients potentiels et existants, assurant une première impression positive et rassurante. Ce poste, à temps plein, peut être exercé en télétravail complet ou en présentiel selon les besoins du service, avec une flexibilité hybride afin de concilier efficacité opérationnelle et équilibre vie professionnelle/vie personnelle. **Missions principales** - Gérer l’ensemble des appels entrants, en respectant les standards de courtoisie, de clarté et de confidentialité propres au secteur juridique. - Effectuer un tri précis des appels, orienter les interlocuteurs vers les avocats ou les services concernés, et prendre des messages détaillés lorsqu’ils ne sont pas immédiatement disponibles. - Accueillir les visiteurs physiques, enregistrer leurs coordonnées, délivrer les badges de sécurité et les orienter vers les salles d’attente ou les bureaux appropriés. - Assurer la gestion du calendrier partagé du cabinet : prise de rendez-vous, organisation de réunions, coordination des déplacements et mise à jour des agendas. - Utiliser les outils CRM et les logiciels de gestion de dossiers (ex. Clio, MyCase) pour consigner les interactions, suivre les suivis et garantir la traçabilité des communications. - Contribuer à la rédaction de courriers, d’emails et de documents administratifs courants, en veillant à la conformité avec les exigences légales et les procédures internes. - Participer à l’amélioration continue du processus d’accueil en proposant des solutions pour optimiser le flux d’appels et la satisfaction client. **Profil recherché** - Minimum d’un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) ; une formation en secrétariat, administration ou relation client constitue un atout. - Expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement juridique, médical ou de services à forte intensité d’appels. - Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais ; la maîtrise du français ou d’une deuxième langue est un plus. - Sens aigu de l’écoute active, capacité à gérer plusieurs appels simultanément et à rester calme sous pression. - Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des systèmes téléphoniques VoIP. - Rigueur, discrétion et respect absolu de la confidentialité des informations clients. - Disponibilité pendant les heures ouvrées du fuseau horaire des Rocheuses (Mountain Time), avec une flexibilité pour couvrir d’éventuelles urgences hors horaires classiques. **Ce que nous offrons** - Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein, avec une rémunération compétitive et des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, programme de formation continue). - Un environnement de travail stimulant au sein d’une équipe engagée, où chaque collaborateur contribue directement à la satisfaction des clients et à la réussite des dossiers. - La possibilité de travailler à distance ou sur site, selon vos préférences, avec un soutien technologique complet (ordinateur portable, accès VPN sécurisé, logiciel de téléphonie). - Des opportunités d’évolution vers des fonctions d’assistant(e) juridique ou de coordinateur(trice) de clientèle, en fonction de vos performances et de vos aspirations. Rejoignez Springs Law Group et participez à la création d’une expérience client exceptionnelle dès le premier contact. Nous attendons votre candidature avec impatience !