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Job description
Paramount Advertising, filiale du groupe mondial Paramount, est une agence de communication reconnue pour ses campagnes créatives et son approche data‑driven. Implantée au cœur de Manhattan, elle accompagne des marques de premier plan dans leurs stratégies de marque, de médias et d’expérience client. Dans le cadre de son expansion, nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) hautement organisé(e) et discret(e) pour soutenir notre dirigeant de niveau exécutif.
**Missions principales**
- **Gestion de l’agenda** : planification, coordination et optimisation de l’emploi du temps du cadre supérieur, incluant réunions internes, conférences externes, appels stratégiques et déplacements internationaux. Préparation d’ordres du jour, prise de notes détaillées et suivi rigoureux des actions découlant des réunions.
- **Organisation de voyages complexes** : élaboration d’itinéraires multi‑destinations, réservation de vols, hôtels, transports terrestres et services de conciergerie, tout en respectant les politiques de voyage de l’entreprise et les contraintes budgétaires.
- **Suivi budgétaire et dépenses** : traitement des notes de frais, rapprochement des comptes, préparation de rapports de dépenses mensuels et assistance à la clôture budgétaire du département.
- **Communication interne** : mise à jour des organigrammes, gestion des listes de diffusion, rédaction et diffusion de communications départementales, coordination avec les équipes RH pour les annonces internes.
- **Gestion de projets événementiels** : planification et exécution d’événements internes (off‑sites, séminaires, team‑building) et d’événements externes (lancements de campagnes, conférences de presse), incluant la logistique, la sélection de prestataires et le suivi du budget.
- **Support administratif** : rédaction de courriers, présentations PowerPoint, rapports d’analyse, archivage électronique et physique, gestion de la documentation confidentielle.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou executive assistant, idéalement dans le secteur de la publicité, du marketing ou du conseil.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec une capacité à rédiger des comptes‑rendus clairs et concis.
- Sens aigu du jugement, discrétion absolue et capacité à gérer des informations sensibles.
- Compétences avancées en outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et en logiciels de gestion de projets (Asana, Trello, Monday.com).
- Aptitude à travailler sous pression, à gérer des priorités concurrentes et à anticiper les besoins du dirigeant.
- Qualités relationnelles fortes, diplomatie et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail dynamique au sein d’une équipe créative et internationale.
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux (assurance santé, plan de retraite, tickets restaurant).
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Un bureau moderne situé à Midtown Manhattan, facilement accessible en transport en commun.
- Une culture d’entreprise qui valorise l’innovation, la diversité et l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.
Rejoignez Paramount Advertising et jouez un rôle clé dans le succès quotidien de notre direction exécutive tout en évoluant dans un secteur stimulant où chaque jour apporte de nouveaux défis.
