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Job description
Spotify, leader mondial du streaming musical, recherche un(e) Assistant(e) de Direction au sein de son équipe Public Affairs pour soutenir le Global Head of Trust & Safety ainsi que le VP Government Affairs & Public Policy. Ce poste clé, basé à Washington, requiert un(e) professionnel(le) capable de jongler entre la gestion quotidienne d’un agenda complexe, la préparation de réunions stratégiques, la coordination d’événements internes et externes, et la prise en charge de projets transversaux à forte valeur ajoutée. Vous serez le point de contact privilégié des dirigeants, garantissant la fluidité des communications, la confidentialité des informations sensibles et la bonne exécution des priorités de l’équipe.
**Missions principales**
- Gérer plusieurs calendriers dynamiques couvrant plusieurs fuseaux horaires, en anticipant les conflits et en priorisant les activités à fort impact.
- Préparer les réunions : élaboration d’agendas, collecte de documents, prise de notes détaillées et suivi des actions.
- Organiser et piloter les réunions d’équipe, formations et événements internes, en assurant la logistique de A à Z (réservations de salles, supports, catering, etc.).
- Coordonner les événements externes (conférences, rencontres avec des partenaires gouvernementaux, etc.) en collaboration avec les équipes Travel, IT et les prestataires de lieux.
- Gérer la boîte mail du dirigeant : tri, rédaction de réponses, suivi des relances.
- Suivre les projets, priorités et échéances, en servant de hub de coordination pour l’ensemble de l’équipe.
- Planifier les déplacements professionnels (vols, hébergement, itinéraires détaillés) et veiller au respect des politiques internes.
- Gérer les notes de frais et contrôler les dépenses de l’équipe selon les procédures en vigueur.
- Piloter des projets spéciaux visant à optimiser les processus internes, améliorer la productivité et renforcer la collaboration inter‑équipes.
- Représenter Spotify avec professionnalisme lors des interactions avec les invités, partenaires externes et parties prenantes.
**Profil recherché**
- Minimum 7 ans d’expérience en assistance de direction auprès de cadres supérieurs dans un environnement rapide et exigeant.
- Maîtrise absolue de la gestion d’informations confidentielles avec discrétion et jugement.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, capacité à synthétiser et à transmettre clairement les informations.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément sans perdre le détail.
- Expérience avérée en coordination d’événements, gestion de voyages internationaux et suivi budgétaire.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, G Suite, outils de gestion de projets comme Asana ou Trello) et des plateformes de visioconférence.
- Proactivité, esprit d’initiative et capacité à résoudre les problèmes de façon autonome.
- Aptitude à travailler en équipe, à établir des relations de confiance avec des interlocuteurs variés (internes et externes).
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au cœur de la capitale américaine, au sein d’une entreprise innovante et à forte culture d’inclusion.
- Un poste à haute visibilité avec des opportunités de développement professionnel et de networking au niveau mondial.
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux complets.
- La possibilité de contribuer directement aux enjeux de sécurité et de politique publique qui façonnent l’avenir du streaming musical.
Rejoignez Spotify et participez à la mission de connecter le monde à la musique tout en assurant un environnement sûr et conforme aux exigences gouvernementales.
