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Job description
L'University of Vermont, campus de Burlington, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dédié(e) à la gestion des subventions et au soutien opérationnel de l'équipe SARE (Student Assistance & Resource Engagement). Sous la supervision du Responsable des Services Administratifs, vous assurerez un appui complet aux processus contractuels, financiers et logistiques, garantissant la conformité, la fluidité des paiements et la continuité des activités pendant les périodes de forte activité ou les absences du personnel.
**Missions principales**
- **Gestion contractuelle** : préparer, réviser et finaliser les contrats avec les prestataires de services, assurer le suivi des échéances, des renouvellements et des annexes. Veiller à la conformité juridique et aux exigences de l'université.
- **Traitement des factures** : réceptionner, vérifier et valider les factures fournisseurs, assurer le rapprochement avec les bons de commande et les contrats, préparer les dossiers de paiement et suivre les délais de règlement.
- **Gestion des subventions** : assister les équipes de recherche et les départements dans la préparation des dossiers de demande de subvention, le suivi des budgets, la production de rapports de dépenses et la révision des accords de financement.
- **Soutien logistique et clerical** : organiser les réunions de comités de gouvernance, préparer les comptes‑rendus, gérer les agendas, coordonner les déplacements et les réservations de salles.
- **Documentation et procédures** : maintenir à jour les procédures opérationnelles standard (SOP), les bases de données contractuelles et les archives électroniques, garantir la traçabilité et l’accessibilité de l’information.
- **Continuité des opérations** : assurer la prise en charge des tâches critiques pendant les périodes de pointe (début de semestre, clôture budgétaire) et lors des absences du personnel, en veillant à la continuité du service.
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+2 minimum en administration, gestion de projets ou domaine connexe.
- Expérience de 2 à 4 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de l'enseignement supérieur ou d'une organisation à but non lucratif.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, en particulier Excel et Outlook) et des systèmes de gestion de contrats/facturation.
- Connaissance des processus de subvention (fédéraux, étatiques ou privés) et des exigences de reporting financier.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des délais stricts.
- Sens du détail, rigueur administrative et aptitude à travailler de façon autonome tout en étant un(e) partenaire collaboratif(ve) au sein d’équipes multidisciplinaires.
- Communication écrite et orale irréprochable en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une université reconnue pour son excellence académique et son engagement communautaire.
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec un package de rémunération compétitif.
- Des possibilités de formation continue et de développement professionnel.
- Des avantages sociaux complets (assurance santé, régime de retraite, congés payés, etc.).
- Un cadre de travail hybride possible, avec la majorité des activités réalisées sur le campus de Burlington.
Rejoignez une équipe dynamique où votre expertise administrative contribuera directement à la réussite des projets de recherche, à la bonne gestion des ressources financières et à l’efficacité opérationnelle de l’université. Nous attendons votre candidature avec impatience !
