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Job description
Rejoignez Aquent, leader mondial du conseil en innovation et technologies de pointe, et intégrez une équipe dynamique où votre rôle d’Administrative Business Partner sera au cœur de la performance des dirigeants.
**Missions principales**
- Gestion proactive et optimisation de calendriers complexes (planification de réunions, conférences, ateliers) en anticipant les priorités et en assurant une coordination fluide entre les équipes internes et les partenaires externes.
- Organisation et suivi des déplacements (réservations de vols, hôtels, transports, visas) en veillant au respect des politiques de voyage et à la maîtrise des coûts.
- Préparation et animation de réunions : création d’agendas, diffusion de documents, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus et suivi des actions.
- Gestion des espaces de travail (réservation de salles, aménagements, suivi des besoins matériels) afin de garantir un environnement de travail ergonomique et productif.
- Suivi des dépenses et des notes de frais, contrôle de conformité, rapprochement avec les équipes finance et reporting mensuel.
- Coordination d’événements internes (team‑building, séminaires, formations) et externes (conférences, salons, présentations clients) en assurant la logistique, la communication et le respect du budget.
- Support administratif aux équipes dirigeantes : traitement du courrier, gestion des contacts, mise à jour de bases de données, rédaction de communications officielles.
**Profil recherché**
- Diplôme Bac+2/3 en administration, gestion ou domaine équivalent.
- 1 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d’une structure internationale ou d’un cabinet de conseil.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des solutions de gestion de calendriers (Outlook, Calendly).
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Discrétion, sens de la confidentialité et professionnalisme dans les relations avec les cadres supérieurs.
- Anglais courant (écrit et oral) indispensable ; la maîtrise du français est un atout.
- Esprit d’équipe, proactivité, capacité à anticiper les besoins et à proposer des améliorations de processus.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec une rémunération attractive et des avantages sociaux compétitifs.
- Un environnement de travail hybride (3 jours sur site, 2 jours en télétravail) favorisant l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.
- Des opportunités de formation continue (certifications, ateliers, conférences) pour développer vos compétences en gestion de projet, leadership et technologies émergentes.
- Un accès à un réseau international de professionnels, favorisant le partage de bonnes pratiques et le mentorat.
- Une culture d’entreprise inclusive, axée sur l’innovation, la collaboration et le bien‑être des collaborateurs.
En rejoignant Aquent, vous contribuerez directement à la réussite des projets stratégiques de nos clients tout en enrichissant votre compréhension des enjeux business et en développant une expertise administrative de haut niveau dans un cadre stimulant et en constante évolution.
