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Job description
Le district scolaire de North Brunswick Township Public Schools recherche un·e Secrétaire du Bureau d'Orientation dynamique et rigoureux·se pour soutenir le fonctionnement quotidien de son service d'orientation sur un calendrier scolaire de 12 mois. Rattaché·e directement au Directeur de l'Orientation, vous jouerez un rôle clé dans la coordination administrative, la communication interne et externe, ainsi que la gestion budgétaire du département.
Vos principales missions incluront :
- Assurer la réception, le tri et la diffusion des appels téléphoniques, courriels et courriers, en garantissant une réponse rapide et professionnelle aux élèves, parents, enseignants et partenaires externes.
- Gérer le budget du service d'orientation : suivi des dépenses, préparation des rapports financiers mensuels, contrôle des factures et participation à l’élaboration du plan budgétaire annuel.
- Organiser les cérémonies de remise de diplômes, les prix seniors et autres événements spéciaux, en coordonnant les aspects logistiques (réservations de salles, matériel, invitations, protocoles).
- Maintenir à jour les bases de données des dossiers étudiants, veiller à la confidentialité des informations et assurer la conformité avec les exigences légales et réglementaires en matière de protection des données.
- Produire et mettre à jour les documents administratifs (rapports, comptes rendus, présentations) à l’aide de la suite Microsoft Office et d’outils de gestion de projet.
- Fournir un soutien administratif aux membres du personnel du bureau d'orientation, incluant la planification des réunions, la rédaction de comptes rendus et la gestion des agendas.
- Contribuer à la mise en place de programmes de formation professionnelle pour le personnel, en collaboration avec le service des ressources humaines.
Nous offrons un environnement de travail stimulant au sein d’une communauté éducative engagée, avec des avantages attractifs : assurance santé complète, plan de retraite de l’État du New Jersey, possibilités de formation continue, ainsi que des congés payés généreux. Le poste est à temps plein, en présentiel dans nos locaux situés à North Brunswick, NJ.
Profil recherché :
- Diplôme d’études secondaires minimum ; un diplôme d’études postsecondaires en administration, gestion ou domaine connexe est un atout.
- Expérience de 2 à 4 ans dans un rôle administratif similaire, idéalement dans le secteur de l’éducation ou d’une organisation à but non lucratif.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français est un plus.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels de gestion.
- Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Esprit d’équipe, sens du service et aptitude à travailler avec des publics diversifiés.
Si vous êtes motivé·e par la mission d’accompagner les élèves dans leur parcours scolaire et professionnel, et que vous souhaitez contribuer à la réussite d’un service d’orientation de qualité, nous vous invitons à postuler dès maintenant.
Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de motivation) via notre portail en ligne. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées seront contactées pour un entretien.
