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Job description
Max Mara Fashion Group, leader mondial du prêt‑à‑porter de luxe, recherche un(e) Réceptionniste & Assistant(e) Ressources Humaines polyvalent(e) et très organisé(e) pour rejoindre son équipe dynamique au cœur de la métropole de New York. Vous serez le premier point de contact du bureau, garantissant une expérience client exceptionnelle tout en soutenant les fonctions RH, la direction exécutive et les opérations quotidiennes.
**Missions principales**
- Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec professionnalisme, gérer les appels téléphoniques et les courriels, assurer une première impression positive de la marque.
- Coordonner la réservation et la préparation des salles de réunion, veiller à la disponibilité du matériel audiovisuel et à la mise en place d’un environnement propice aux présentations.
- Gérer le courrier entrant et sortant, les livraisons et les services de messagerie, ainsi que le suivi des stocks de fournitures de bureau et de produits promotionnels.
- Assurer le traitement administratif des dossiers RH : tenue à jour des dossiers du personnel, archivage électronique, gestion des contrats, suivi des absences, congés et pointages.
- Soutenir les processus de recrutement : planification des entretiens, communication avec les candidats, mise à jour du système de suivi des candidatures (ATS).
- Participer à la préparation des paies et à la vérification des données salariales en collaboration avec le service comptabilité.
- Traiter les factures fournisseurs, assurer le suivi budgétaire mensuel, préparer les rapports de dépenses et assister le CEO dans la gestion de son agenda et de ses déplacements.
- Contribuer à l’organisation d’événements internes (team‑building, séminaires, formations) et à la mise en place de projets de communication interne.
**Profil recherché**
- Bac + 2 minimum en Administration, Gestion des Ressources Humaines ou domaine similaire.
- Expérience de 2 à 4 ans dans un poste combinant accueil et support administratif, idéalement dans le secteur du luxe ou de la mode.
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance d’une troisième langue est un atout.
- Excellentes compétences en communication, sens du service client et capacité à représenter la marque avec élégance.
- Discrétion absolue, sens de la confidentialité et intégrité professionnelle.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des logiciels RH (Workday, SAP SuccessFactors ou équivalent).
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à travailler sous pression et à respecter les délais.
- Sens de l’initiative, esprit d’équipe et aptitude à travailler de façon autonome.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une maison de mode reconnue mondialement.
- Un package salarial compétitif avec avantages sociaux (assurance santé, plan de retraite, congés payés).
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière dans les domaines de l’administration et des ressources humaines.
- Un accès privilégié aux collections et aux événements de la marque.
- Un bureau moderne situé au cœur de Manhattan, facilement accessible par les transports en commun.
Rejoignez Max Mara Fashion Group et participez activement à la réussite quotidienne d’une entreprise où l’élégance, l’innovation et l’excellence sont au cœur de chaque action. Nous attendons votre candidature avec impatience !
