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Job description
Solomon Page, cabinet de recrutement de renom spécialisé dans les secteurs du divertissement, des médias et de la technologie, recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) dynamique pour soutenir ses équipes basées à West Hollywood, Los Angeles. Ce poste, d’une durée initiale de trois mois avec possibilité de prolongation, s’adresse à un(e) professionnel(le) organisé(e), réactif(ve) et habitué(e) à évoluer dans un environnement où la confidentialité et la réactivité sont essentielles.
**Missions principales**
- **Gestion intégrale des déplacements** : réservation de vols, hôtels, transferts, restauration et organisation de programmes de voyage sur mesure pour des cadres et des talents du secteur du divertissement.
- **Saisie et suivi** : mise à jour des informations de voyage dans les outils internes (ex. Concur, SAP Travel) et suivi des dépenses liées aux déplacements.
- **Coordination des visas et documents** : préparation des dossiers de visa, suivi des exigences légales et douanières, et gestion des autorisations de travail pour les déplacements internationaux.
- **Interface multi‑bureaux** : collaboration étroite avec les équipes de New York, Londres et d’autres filiales afin d’assurer une cohérence des plannings et des exigences locales.
- **Support administratif quotidien** : gestion d’agendas complexes, organisation de réunions (physiques et virtuelles), rédaction de comptes‑rendus, traitement du courrier et des demandes de dernière minute.
- **Gestion des protocoles célébrités** : prise en compte des exigences spécifiques liées aux artistes, acteurs et influenceurs (sécurité, confidentialité, exigences de catering, etc.).
- **Amélioration continue** : proposition d’optimisations des processus de voyage et de reporting afin de réduire les coûts et d’améliorer l’expérience des voyageurs.
**Profil recherché**
- 1 à 2 ans d’expérience réussie en tant qu’assistant(e) exécutif(ve), idéalement dans le secteur du divertissement, des médias ou du marketing.
- Maîtrise des outils de gestion de voyages (Concur, Amadeus, Sabre) et des suites bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace).
- Excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
- Sens aigu de la confidentialité, de la discrétion et du professionnalisme.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
- Attitude positive, esprit d’équipe et personnalité facile à vivre, indispensable pour interagir avec des personnalités publiques et des équipes internationales.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au cœur de l’industrie du divertissement, avec des contacts directs avec des leaders du secteur.
- Une rémunération compétitive et des avantages adaptés aux missions temporaires (assurance santé, indemnités de déplacement).
- La possibilité d’intégrer durablement l’équipe si la collaboration s’avère fructueuse.
- Un cadre de travail moderne, situé à West Hollywood, à proximité des studios et des principaux pôles créatifs de Los Angeles.
Rejoignez Solomon Page et participez activement à la réussite de projets à forte visibilité tout en développant vos compétences dans un secteur en constante évolution.
