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Job description
Rejoignez The Fountain Group, acteur reconnu dans le secteur de la technologie et de l'innovation, en tant qu'Assistant Administratif Senior basé à Cambridge, États‑Unis. Vous intégrerez une équipe dynamique et soutiendrez les chefs d'équipe ainsi que le personnel de direction dans leurs activités quotidiennes grâce à un soutien administratif de haut niveau.
**Missions principales**
- Gestion proactive des agendas de plusieurs dirigeants, organisation de réunions virtuelles (Teams, Zoom) et physiques, préparation des supports de présentation et prise de notes détaillées.
- Coordination complète des déplacements professionnels : réservation de billets, hébergement, transport, élaboration des itinéraires et suivi des notes de frais conformément aux politiques internes.
- Traitement d’informations confidentielles (données financières, projets stratégiques) avec la plus grande rigueur et respect de la confidentialité.
- Pilotage du processus d’intégration des nouveaux collaborateurs : préparation des postes de travail, mise en place des accès systèmes, accueil et suivi des premières semaines.
- Gestion du bureau : suivi des fournisseurs, négociation des contrats de services, commande et réapprovisionnement des fournitures, supervision de la maintenance des équipements.
- Tenue rigoureuse des dossiers physiques et numériques, archivage, gestion du flux documentaire et conformité aux exigences légales.
- Traitement des factures fournisseurs, rapprochement avec les services comptables, suivi des paiements et reporting mensuel.
- Organisation d’événements internes (séminaires, team‑building, conférences) : logistique, invitations, gestion des inscriptions et suivi budgétaire.
- Élaboration de documents, présentations PowerPoint, rapports d’activité et tableaux de bord pour les équipes de direction.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience en assistance administrative ou secrétariat de haut niveau, idéalement dans un environnement multinational ou technologique.
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Microsoft Office, Outlook, Teams, PowerPoint) et des plateformes de visioconférence (Zoom, Webex).
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Sens aigu de la confidentialité, intégrité et discrétion.
- Aptitude à communiquer clairement en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Esprit d’initiative, autonomie et capacité à proposer des améliorations de processus.
- Connaissance des procédures de gestion des dépenses, de la facturation et du suivi des fournisseurs.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI avec un environnement de travail stimulant au cœur de la Silicon Valley East.
- Possibilité de télétravail partiel (modèle hybride) selon les besoins de l’équipe.
- Rémunération compétitive, avantages sociaux complets (assurance santé, plan de retraite, congés payés).
- Accès à des programmes de formation continue et de développement professionnel.
- Une culture d’entreprise axée sur l’innovation, la collaboration et la reconnaissance des talents.
Si vous êtes une personne rigoureuse, orientée service et désireuse de contribuer au succès d’une entreprise en pleine croissance, postulez dès maintenant et rejoignez The Fountain Group à Cambridge.
