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Job description
Rejoignez Sephora, leader mondial de la beauté, en tant qu'Assistant(e) Exécutif(ve) Technologie basé(e) à San Francisco. Vous serez le pilier organisationnel de la direction senior du département Technologie, garantissant une efficacité opérationnelle optimale et une expérience fluide pour les cadres dirigeants.
**Missions principales**
- Gérer des agendas complexes incluant réunions internes, conférences externes, appels d’affaires et déplacements nationaux et internationaux, en veillant à la synchronisation des fuseaux horaires et aux exigences de confidentialité.
- Coordonner l’ensemble des déplacements (réservations de vols, hôtels, transports locaux, visas) et préparer les dossiers de voyage détaillés, incluant les itinéraires, les contacts d’urgence et les exigences de conformité.
- Organiser et piloter la logistique d’événements internes (workshops, séminaires, team‑building) ainsi que d’événements externes (conférences, salons, présentations clients) en assurant la mise en place de supports visuels, de catering et de services techniques.
- Préparer, suivre et valider les rapports de dépenses, en assurant la conformité avec les politiques internes et en optimisant les processus de remboursement.
- Créer des présentations PowerPoint, des rapports d’analyse et des documents de communication de haute qualité, en adaptant le ton et le style à la culture de Sephora.
- Assurer l’onboarding des nouveaux membres de l’équipe technologique : préparation des postes de travail, coordination des accès aux outils, organisation des sessions d’introduction.
- Servir d’interlocuteur(trice) privilégié(e) pour les communications internes et externes, filtrer les demandes, prioriser les urgences et garantir une réponse professionnelle et rapide.
- Travailler en étroite collaboration avec les autres assistants exécutifs du groupe afin d’assurer une couverture continue des besoins de la direction, notamment lors de déplacements ou d’absences.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience en assistance de direction, idéalement dans un environnement technologique ou multinational.
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ; la connaissance d’une troisième langue est un atout.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à anticiper les besoins des dirigeants.
- Discrétion absolue et gestion rigoureuse des informations confidentielles.
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des plateformes de gestion de projets (Asana, Trello, Monday.com).
- Sens aigu du service, esprit d’équipe et capacité à travailler sous pression avec un haut niveau de professionnalisme.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail dynamique au cœur de la Silicon Valley, au sein d’une entreprise reconnue pour son innovation et sa culture inclusive.
- Un package salarial compétitif, incluant des avantages sociaux complets (assurance santé, plan de retraite, congés payés, programme de bien‑être).
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière au sein d’un groupe mondial.
- Un accès privilégié aux dernières tendances beauté et technologiques, ainsi qu’à des événements exclusifs Sephora.
Rejoignez une équipe passionnée où chaque jour vous contribuez à façonner l’avenir de la beauté digitale. Postulez dès maintenant pour devenir le moteur de l’efficacité de notre direction technologique !
