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Job description
Umbra, leader américain de la technologie spatiale, recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir le Vice‑Président, Responsable des Communications. Vous rejoindrez une équipe dynamique qui pilote les fonctions Marketing, Communications internes et externes ainsi que les Relations Gouvernementales, au cœur d’une entreprise en pleine expansion qui développe des solutions innovantes pour l’exploration spatiale.
**Missions principales**
- Gérer le calendrier complexe du VP, en planifiant, priorisant et anticipant les réunions, déplacements et engagements stratégiques, tout en assurant une visibilité claire pour l’ensemble de l’équipe.
- Préparer et synthétiser des documents de briefing, présentations, rapports d’avancement et notes de service, en veillant à la précision, la cohérence et le respect des délais.
- Coordonner les réunions de direction, les comités de pilotage et les revues de projets, incluant la logistique (réservations de salles, équipements, services de restauration) et la diffusion des comptes‑rendus.
- Assurer le suivi des actions et livrables découlant des réunions, en utilisant des outils de gestion de projet (ex. Asana, Trello, Microsoft Planner) pour garantir la traçabilité et la clôture dans les temps.
- Organiser des événements d’équipe, des ateliers de formation et des projets spéciaux (lancements de campagnes, conférences de presse, visites de sites gouvernementaux), en collaborant avec les équipes Marketing, Relations publiques et Affaires publiques.
- Servir de point de contact privilégié pour les parties internes et externes (clients, partenaires, agences gouvernementales), en filtrant les demandes, en répondant aux requêtes et en maintenant un haut niveau de professionnalisme.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs, en proposant des solutions d’automatisation et des meilleures pratiques.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience en assistance de direction ou en gestion de bureau, idéalement dans un environnement technologique, aérospatial ou de communication.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des plateformes de gestion de projets.
- Solides compétences rédactionnelles en anglais (et idéalement en français), avec une attention particulière aux détails et à la clarté des communications.
- Discrétion absolue, sens de la confidentialité et jugement professionnel.
- Esprit d’initiative, capacité à anticiper les besoins du VP et à proposer des solutions proactives.
- Aptitude à travailler en équipe, à établir des relations de confiance et à influencer positivement les parties prenantes.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein, basé sur site à Arlington, VA, avec la possibilité de travailler en mode hybride selon les besoins du service.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une entreprise à la pointe de l’innovation spatiale.
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux complets (assurance santé, plan de retraite, congés payés, programme de formation continue).
- Des opportunités de développement professionnel et de mobilité interne au sein du groupe Umbra.
Rejoignez Umbra et participez activement à la mission de rendre l’espace accessible à tous, tout en soutenant les leaders qui façonnent la communication stratégique de l’entreprise.
