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Descripcion del puesto
Ulster BOCES, organisme reconnu pour la qualité de ses programmes éducatifs, lance son programme d’École d’Été Académique 2024 à New Paltz (NY). Dans le cadre de ce projet ambitieux, nous recherchons des secrétaires administratifs dynamiques et orientés service pour assurer le bon fonctionnement de nos bureaux d’école d’été très actifs.
**Missions principales**
- Accueillir les étudiants, les parents et le personnel, tant en présentiel qu’au téléphone, en offrant un service courtois, professionnel et réactif.
- Gérer les appels entrants, filtrer les demandes, planifier les rendez‑vous et assurer le suivi des dossiers.
- Assurer la coordination quotidienne du bureau : mise en place du matériel, préparation des rapports d’activité, mise à jour du système d’information étudiant (SIS), suivi des fournitures et organisation de la fermeture du bureau en fin de journée.
- Soutenir les directeurs d’école d’été dans la préparation des documents administratifs, la rédaction de communications internes et externes, ainsi que la diffusion d’informations essentielles aux parties prenantes.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs en proposant des solutions d’optimisation et en participant aux réunions d’équipe.
**Profil recherché**
- Diplôme d’études secondaires minimum ; une formation en administration, secrétariat ou gestion est un atout.
- Expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de l’éducation ou d’un environnement de service à la clientèle.
- Maîtrise du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les systèmes d’information étudiants ou bases de données similaires.
- Excellentes compétences communicationnelles, tant à l’oral qu’à l’écrit, en français et en anglais.
- Sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression pendant la période estivale.
- Empreinte digitale requise pour l’accès aux locaux.
**Conditions d’emploi**
- Contrat à durée déterminée (CDD) du 1 juillet au 21 août 2024, à raison de 4 jours/semaine.
- Rémunération de 20 $ / heure (non‑bénéficié).
- Poste en présentiel (onsite) à New Paltz, NY.
- Environnement de travail stimulant, avec la possibilité d’interagir avec une communauté éducative diversifiée et de développer des compétences en gestion administrative.
**Pourquoi rejoindre Ulster BOCES ?**
- Contribuer à un projet éducatif d’envergure qui impacte directement la réussite des étudiants pendant l’été.
- Travailler aux côtés de professionnels passionnés et bénéficier d’une expérience enrichissante dans le secteur de l’éducation.
- Développer votre réseau professionnel et acquérir des compétences transférables utiles pour votre carrière future.
**Processus de candidature**
Envoyez votre CV accompagné d’une lettre de motivation détaillant votre expérience en secrétariat et votre motivation à rejoindre notre équipe d’été à l’adresse recrutement@ulsterboces.org avant le 15 mai 2024. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; seules les personnes sélectionnées seront contactées pour un entretien.
Ulster BOCES s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures seront examinées sans distinction de genre, d’origine ethnique, de handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.
