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Descripcion del puesto
McCready Law, cabinet d’avocats reconnu pour son excellence et son approche centrée sur le client, recherche un(e) Réceptionniste Administratif(ve) pour son bureau de Beverly à Chicago. Vous serez le premier point de contact de notre cabinet, accueillant visiteurs, clients et partenaires avec professionnalisme et courtoisie. Votre rôle ne se limite pas à la réception : vous apporterez un soutien administratif quotidien aux avocats, aux équipes de paralegals et au personnel de soutien, garantissant le bon fonctionnement du bureau et une expérience client irréprochable.
**Missions principales**
- Accueillir les visiteurs, gérer les appels entrants, filtrer les messages et orienter les appels vers les interlocuteurs appropriés.
- Gérer la correspondance (courrier, e‑mail, livraisons) et assurer le suivi des dossiers entrants.
- Soutenir les avocats dans la préparation de documents juridiques : rédaction de courriers, mise en forme de dossiers, numérisation, classement physique et électronique.
- Saisir et mettre à jour les données dans les bases internes (CRM, logiciels de gestion de dossiers) avec rigueur et confidentialité.
- Coordonner les agendas des avocats, planifier les réunions, réserver les salles et organiser les déplacements professionnels.
- Assurer le suivi des factures, des notes de frais et des dépenses de bureau en collaboration avec le service comptable.
- Maintenir l’ordre et la propreté du poste d’accueil, veiller à la disponibilité du matériel de bureau (stylos, cartes de visite, formulaires, etc.).
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs en proposant des solutions innovantes et en participant à des projets transversaux.
**Profil recherché**
Vous êtes dynamique, organisé(e) et avez le sens du service. Vous aimez la variété des tâches, prenez des initiatives et êtes à l’aise dans un environnement juridique exigeant. Vous avez une excellente présentation, une communication claire et savez gérer les priorités avec efficacité.
**Compétences et qualifications**
- Diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, administration ou domaine similaire (ou expérience équivalente).
- Maîtrise du pack Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils de gestion de dossiers électroniques.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Sens aigu de la confidentialité et du respect des procédures juridiques.
- Capacité à travailler en équipe, à faire preuve d’autonomie et à gérer le stress.
- Expérience préalable en réception ou en support administratif, idéalement dans un cabinet d’avocats ou un environnement professionnel similaire, est un atout.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein, basé sur site à Chicago, avec un environnement de travail stimulant et professionnel.
- Des opportunités d’évolution vers des fonctions d’assistant juridique, de coordinateur d’opérations ou de gestionnaire de bureau.
- Un package de rémunération compétitif, des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, formation continue) et un cadre de travail collaboratif.
- Un soutien à votre développement professionnel grâce à des formations internes et à la participation à des projets transversaux.
Rejoignez McCready Law et contribuez à offrir une expérience client exceptionnelle tout en développant vos compétences dans un cabinet d’avocats de premier plan. Nous attendons votre candidature avec impatience !
