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وصف الوظيفة
ADF Medical, leader reconnu dans le secteur de la santé et des services médicaux aux États-Unis, recherche un(e) Assistant(e) Virtuel(le) à temps partiel pour renforcer son équipe administrative et opérationnelle. Basé(e) à Orlando, ce poste est 100 % télétravail, offrant une flexibilité horaire adaptée aux besoins du candidat tout en garantissant un soutien de qualité aux différents services internes et aux patients.
En tant qu'Assistant(e) Virtuel(le), vous serez le pivot de la coordination quotidienne des activités administratives. Vous gérerez les agendas des cadres et des équipes médicales, planifierez et organiserez les réunions (physiques ou virtuelles) en veillant à la disponibilité de tous les participants et à la préparation des supports nécessaires. Vous assurerez le suivi et le traitement des e‑mails entrants, en priorisant les demandes, en rédigeant des réponses claires et en orientant les messages vers les interlocuteurs appropriés.
Vous serez également responsable de la saisie et de la mise à jour des données patients et administratives dans les systèmes internes, en respectant scrupuleusement les normes de confidentialité et de sécurité imposées par la législation HIPAA. La préparation de documents (rapports, présentations, fiches de suivi) et la rédaction de comptes‑rendus de réunions feront partie de vos missions, tout comme la recherche d'informations pertinentes pour soutenir les projets en cours.
L'organisation des fichiers numériques, la mise en place d'un système de classement efficace et la garantie d'un accès rapide aux informations seront essentielles pour optimiser la productivité de l'équipe. Vous interagirez régulièrement avec les patients, en répondant à leurs questions, en planifiant leurs rendez‑vous et en assurant une communication fluide et empathique.
Ce rôle requiert une collaboration étroite avec les services cliniques, le service comptable, le service juridique et les équipes de support technique. Vous devrez faire preuve d'une grande rigueur, d'un sens aigu de la confidentialité et d'une capacité à travailler de manière autonome tout en restant aligné(e) avec les objectifs de l'entreprise.
Profil recherché :
- Minimum d'un diplôme de niveau Bac+2 en administration, gestion ou domaine similaire ; une expérience dans le secteur médical est un atout.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des plateformes de gestion de projets.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Connaissance des exigences HIPAA et capacité à appliquer les procédures de protection des données.
- Sens de l'organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les délais.
- Discrétion, intégrité et aptitude à travailler à distance avec un haut niveau d'autonomie.
Nous offrons :
- Un poste à distance avec des horaires flexibles, permettant d'équilibrer vie professionnelle et personnelle.
- Une rémunération compétitive adaptée au temps partiel.
- Un environnement de travail stimulant au sein d'une entreprise en pleine croissance, où chaque contribution compte.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
Si vous êtes motivé(e) par le challenge d'un rôle administratif clé dans le domaine de la santé, que vous avez le sens du service et que vous souhaitez évoluer dans un cadre digital innovant, postulez dès maintenant et rejoignez l'équipe d'ADF Medical.
