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وصف الوظيفة
ADF Medical Services Inc., leader dans la prestation de services de santé à distance, recherche un(e) Assistant(e) Virtuel(le) dynamique, organisé(e) et proactif(ve) pour renforcer son équipe administrative. En tant que pilier du support quotidien, vous assurerez la fluidité des opérations internes tout en garantissant le respect strict des exigences de confidentialité HIPAA.
**Missions principales**
- Gestion complète des agendas de la direction et des équipes : planification, coordination et suivi des réunions, rendez‑vous patients et événements internes.
- Traitement de la correspondance électronique : rédaction, filtrage et priorisation des courriels, réponses rapides et professionnelles.
- Saisie, vérification et mise à jour des données dans les systèmes de gestion (CRM, bases de données patients, outils de suivi).
- Production de documents administratifs : comptes‑rendus, présentations, rapports d’activité, synthèses de recherches demandées par la direction.
- Recherche d’informations (réglementaires, médicales, concurrentielles) et compilation de rapports structurés.
- Organisation et archivage numérique des dossiers, fichiers et bases de données, en veillant à la conformité aux standards de sécurité et de confidentialité.
- Support à la communication avec les patients : suivi des demandes, transmission d’informations, prise en charge des relances, toujours dans le respect des protocoles HIPAA.
- Coordination inter‑départements (clinique, facturation, IT, ressources humaines) pour assurer le bon déroulement des processus opérationnels.
- Participation à l’amélioration continue des procédures administratives grâce à des suggestions d’optimisation et à l’utilisation d’outils collaboratifs (Slack, Trello, Asana, Google Workspace).
**Profil recherché**
- Minimum 2 ans d’expérience en assistance administrative, idéalement dans le secteur de la santé ou des services à distance.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des plateformes de gestion de projet.
- Excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles en français et en anglais.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler de façon autonome.
- Connaissance des exigences HIPAA et expérience dans la manipulation d’informations sensibles.
- Esprit d’équipe, réactivité et capacité à anticiper les besoins de la direction.
- Une formation ou certification en administration médicale, gestion de projet ou secrétariat est un atout.
**Ce que nous offrons**
- Poste 100 % télétravail avec horaires flexibles (temps plein ou temps partiel) permettant d’équilibrer vie professionnelle et personnelle.
- Contrat à durée indéterminée (CDI) avec période d’essai.
- Rémunération compétitive et avantages sociaux (assurance santé, programme de formation continue, accès à des ressources de bien‑être).
- Environnement de travail stimulant au sein d’une entreprise en pleine croissance, engagée dans l’innovation médicale et le service client.
- Possibilités d’évolution vers des fonctions de coordination de projet ou de gestion d’équipe administrative.
Rejoignez ADF Medical Services Inc. et contribuez activement à la qualité du service offert aux patients tout en développant vos compétences dans un cadre professionnel moderne et respectueux de la confidentialité.
