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وصف الوظيفة
E.L.F. BEAUTY, marque leader dans le secteur de la cosmétique accessible, recherche un(e) Coordinateur(trice) de Bureau dynamique pour son siège de New York. Sous la responsabilité du Office Manager, vous serez le garant du bon fonctionnement quotidien du bureau et contribuerez à créer un environnement de travail agréable, productif et conforme aux valeurs d’inclusion et d’innovation de l’entreprise.
**Missions principales**
- Accueillir chaleureusement les visiteurs, partenaires et candidats, assurer le contrôle d’accès et la gestion des badges de sécurité.
- Gérer les livraisons (alimentaires, fournitures, matériel promotionnel) : réception, vérification, stockage et distribution aux équipes concernées.
- Maintenir la propreté et l’ordre des espaces communs, de la cuisine, des sanitaires et des zones de repos ; veiller à la disponibilité des consommables (café, thé, produits d’hygiène, etc.).
- Organiser et réapprovisionner le placard de produits E.L.F. destiné aux employés et aux démonstrations internes.
- Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les services de messagerie (FedEx, UPS, DHL) ; assurer le suivi des envois urgents.
- Planifier, coordonner et mettre en œuvre les événements internes (team‑building, ateliers, réunions d’équipe, célébrations d’anniversaires) en collaboration avec les équipes RH et Marketing.
- Piloter des projets transversaux (amélioration des process de bureau, mise en place d’outils de réservation de salles, optimisation des flux de travail) et assurer le reporting auprès du management.
- Assurer le suivi des contrats de prestataires (nettoyage, maintenance, sécurité) et veiller au respect des SLA.
- Contribuer à la mise à jour des procédures internes et à la diffusion de la communication interne (annonces, newsletters, panneaux d’affichage).
**Profil recherché**
- Minimum 2 ans d’expérience dans la gestion de bureau, l’administration ou le support opérationnel, idéalement dans un environnement multinational ou start‑up.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Attitude positive, sens du service et excellente présentation.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des systèmes de gestion de réservation de salles.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français est un atout.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en étant un véritable joueur d’équipe, à l’aise dans un contexte transversal.
- Flexibilité et adaptabilité face à des situations changeantes et à des demandes urgentes.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec un package salarial compétitif.
- Un environnement de travail stimulant au cœur de Manhattan, avec des espaces modernes et inspirants.
- Des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, programme de bien‑être).
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière au sein d’une entreprise en forte croissance.
- Une culture d’entreprise inclusive, axée sur la créativité, la collaboration et le respect de la diversité.
Rejoignez E.L.F. BEAUTY et participez activement à la création d’un lieu de travail où chaque employé se sent valorisé et motivé à donner le meilleur de lui-même.
