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وصف الوظيفة
Sous la supervision directe de l'Assistant Athletics Director, Travel Operations, vous intégrerez le département d'Athlétisme Intercollégial de l'University of California, Los Angeles (UCLA). Vous serez le pilier logistique garantissant le bon déroulement des déplacements de nos équipes sportives, de la planification initiale à la clôture financière.
**Missions principales**
- **Gestion complète des déplacements** : élaboration des itinéraires, réservation des transports (avions, bus, trains) et hébergements, coordination des services de restauration et de transport local pour chaque équipe, en fonction des calendriers de compétition et d’entraînement.
- **Négociation et gestion des contrats** : identifier, sélectionner et négocier les accords avec les fournisseurs de services de voyage (compagnies aériennes, hôtels, agences de transport) afin d’optimiser la qualité de service tout en maîtrisant les coûts.
- **Planification budgétaire** : élaborer le budget annuel de voyage, suivre les dépenses en temps réel, préparer les rapports de suivi budgétaire et proposer des actions correctives pour respecter les objectifs financiers du département.
- **Rapprochement des dépenses et facturation** : contrôler les factures, assurer le rapprochement avec les bons de commande et les relevés de dépenses, garantir la conformité avec les procédures comptables de l’université.
- **Gestion des programmes de voyage** : mettre à jour les bases de données de voyage, assurer la conformité avec les exigences de sécurité et les réglementations sportives, et fournir des rapports d’analyse de performance (coût par déplacement, ponctualité, satisfaction des équipes).
- **Support administratif** : préparer les documents de voyage, gérer les demandes de visas, assurer la communication avec les entraîneurs, les athlètes et les parties prenantes internes, et répondre aux imprévus (annulations, retards, urgences).
**Profil recherché**
- Diplôme de niveau Bac+3 minimum en logistique, gestion de projets, administration ou domaine connexe.
- Expérience de 3 à 5 ans dans la gestion de voyages d’entreprise ou d’équipes sportives, idéalement dans un environnement universitaire ou de grande envergure.
- Maîtrise des outils de réservation (Sabre, Amadeus, Concur) et des suites bureautiques (Excel avancé, PowerPoint).
- Excellentes compétences en négociation, gestion budgétaire et analyse financière.
- Sens aigu du service client, capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs projets simultanément.
- Bilinguisme français/anglais indispensable ; la connaissance d’autres langues est un atout.
- Esprit d’équipe, rigueur organisationnelle et autonomie.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une institution de renommée mondiale, au cœur d’un campus dynamique.
- Possibilité de contribuer directement à la performance des équipes sportives de l’UCLA, reconnues nationalement.
- Accès à des formations continues en logistique, gestion de projets et technologies de voyage.
- Avantages sociaux compétitifs (assurance santé, retraite, congés payés) et programme de bien‑être pour les employés.
- Opportunités d’évolution de carrière au sein du département d’Athlétisme.
Rejoignez-nous pour jouer un rôle clé dans la réussite de nos athlètes et dans la gestion optimale des déplacements qui les accompagnent. Votre expertise logistique sera le moteur d’une expérience de voyage fluide, sécurisée et économique pour toutes les équipes UCLA.
