Assistant(e) Administratif(ve) – Télétravail (CDI)

AI Jobs, leader innovant dans le recrutement de talents pour les entreprises technologiques, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en télétravail pour soutenir les opérations quotidiennes de son équipe dynamique basée dans la région métropolitaine d’Albany (USA). Vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des processus internes, en assurant la coordination efficace des réunions, la gestion rigoureuse des calendriers et la préparation méticuleuse des documents. Vos missions principales incluront : - **Gestion d’agendas et de réunions** : organisation, planification et suivi des rendez‑vous internes et externes, en veillant à l’optimisation du temps des dirigeants et des équipes ; rédaction et diffusion des comptes‑rendus. - **Administration des documents numériques** : création, archivage et partage de fichiers via Google Workspace et Microsoft 365, mise en place de systèmes de classement accessibles et sécurisés. - **Traitement des factures et notes de frais** : réception, vérification, saisie et suivi des paiements, en collaboration avec le service comptable. - **Gestion des fournitures et relations fournisseurs** : suivi des stocks, passation de commandes, négociation et coordination avec les prestataires. - **Support ponctuel aux dirigeants** : assistance sur des projets spécifiques, préparation de présentations, recherche d’informations et suivi d’actions. - **Utilisation d’outils de collaboration** : maîtrise de Slack, Asana ou Notion pour assurer la communication fluide et la gestion de projets transversaux. Le profil recherché possède une excellente maîtrise de l’anglais à l’oral comme à l’écrit, ainsi qu’une solide expérience (2 à 4 ans) dans un poste similaire d’assistanat administratif à distance. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre discrétion, votre capacité à travailler de façon autonome tout en restant aligné(e) avec les objectifs de l’équipe. Vous avez une pensée systémique qui vous permet d’anticiper les besoins et d’optimiser les processus. **Ce que nous offrons** : - Un contrat à durée indéterminée (CDI) en télétravail complet, avec la possibilité de réunions ponctuelles en présentiel à Albany. - Un environnement de travail stimulant au sein d’une entreprise en pleine croissance, où l’innovation et la collaboration sont au cœur des valeurs. - Un package salarial compétitif, des avantages sociaux (assurance santé, congés payés, formation continue) et des opportunités d’évolution de carrière. - Des outils de travail de pointe et un soutien technologique pour garantir votre efficacité à distance. Si vous êtes motivé(e) par un rôle polyvalent, que vous aimez travailler dans un cadre digital et que vous souhaitez contribuer au succès d’une entreprise technologique en pleine expansion, nous serions ravis de recevoir votre candidature.