Secrétaire en Propriété Intellectuelle (IP Secretary)

ArentFox Schiff, cabinet d’avocats international reconnu pour son expertise en propriété intellectuelle, recherche un(e) Secrétaire en Propriété Intellectuelle pour renforcer son équipe new-yorkaise. Sous la direction limitée du responsable du département IP et en suivant les objectifs stratégiques du cabinet, vous assurerez un rôle clé de soutien administratif et opérationnel aux avocats spécialisés en brevets, marques et dessins industriels ainsi qu’aux facturateurs associés. **Missions principales** - **Gestion du temps et de la facturation** : préparation, révision et clôture des entrées de temps, suivi des dépenses, génération des factures et contrôle de la conformité aux tarifs du cabinet. Vous utiliserez les outils internes (Time Matters, Clio, etc.) pour garantir une facturation précise et dans les délais. - **Support documentaire** : rédaction, mise en forme et relecture de documents juridiques (déclarations de brevet, dossiers de marque, correspondances clients), préparation de présentations et de rapports de suivi. - **Service client haut de gamme** : accueil téléphonique et physique des clients, réponses aux demandes d’information, coordination des réunions et des échéances, tout en maintenant un niveau d’excellence et de confidentialité. - **Administration générale** : gestion de l’agenda des avocats, organisation de déplacements, suivi des archives physiques et numériques, mise à jour des bases de données clients et des dossiers de propriété intellectuelle. - **Collaboration inter‑départements** : travail en étroite liaison avec les équipes de comptabilité, de marketing et de technologie pour assurer la cohérence des processus et l’optimisation des flux de travail. **Profil recherché** - Minimum 2 à 4 ans d’expérience dans un rôle similaire au sein d’un cabinet d’avocats ou d’un service juridique d’entreprise, idéalement dans le domaine de la propriété intellectuelle. - Bonne connaissance des procédures de facturation juridique, des codes tarifaires et des exigences de conformité. - Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral ; la connaissance d’une troisième langue est un atout. - Excellentes compétences rédactionnelles et de relecture, avec une attention particulière aux détails. - Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à respecter des délais serrés et à travailler sous pression. - Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et des logiciels de gestion de temps/facturation. - Sens du service client, discrétion professionnelle et esprit d’équipe. **Ce que nous offrons** - Un environnement de travail dynamique au cœur de Manhattan, avec des équipes multidisciplinaires et une culture d’excellence. - Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (assurance santé, plan de retraite, congés payés, programme de formation continue). - Des opportunités de développement professionnel grâce à des formations internes sur le droit de la propriété intellectuelle et les meilleures pratiques de gestion administrative. - Un accès à des technologies de pointe et à des ressources juridiques de renommée mondiale. Rejoignez ArentFox Schiff et participez activement à la protection de l’innovation de nos clients tout en développant votre expertise dans un cabinet leader du secteur. Nous attendons votre candidature avec impatience.