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Job description
Soho Square Solutions, leader innovant dans le secteur des services technologiques, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique pour renforcer son équipe dédiée à la fonction Technologie à New York. Vous évoluerez dans un environnement stimulant où la rigueur, la réactivité et la capacité à gérer des priorités multiples sont essentielles.
**Missions principales**
- Gestion proactive de plusieurs calendriers (direction, équipes projets, partenaires externes) : création, mise à jour, suppression de réunions et d'événements, coordination des disponibilités et optimisation des plannings.
- Soutien aux cadres et aux clients internes pour la priorisation quotidienne des tâches, en veillant à la bonne visibilité des échéances critiques.
- Élaboration et mise à jour de supports de présentation, de documents de briefing et de rapports d’avancement, en assurant une mise en forme professionnelle et conforme aux standards de l’entreprise.
- Gestion des tâches administratives classiques : prise d’appels, numérisation de documents, envois FedEx, courrier interne, suivi des factures et bons de commande.
- Maintenance des organigrammes et des diagrammes de processus sous Microsoft Visio, garantissant l’exactitude des informations organisationnelles.
- Suivi de l’inventaire des fournitures du service, réapprovisionnement et gestion des relations avec les fournisseurs.
- Support de secours aux autres assistants administratifs du groupe, participation à des projets ponctuels (organisation d’événements internes, mise en place de nouvelles procédures, etc.).
**Profil recherché**
- Autonomie avérée, sens aigu du détail et capacité à gérer simultanément plusieurs missions tout en respectant les délais.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une capacité à synthétiser l’information de façon claire et concise.
- Jugement et discrétion exemplaires dans la manipulation de données sensibles et d’informations confidentielles.
- Esprit d’équipe et aptitude à collaborer avec des interlocuteurs de tous niveaux, y compris la direction senior et des partenaires publics/privés.
- Adaptabilité et volonté d’améliorer continuellement les processus administratifs en appliquant les meilleures pratiques.
- Maîtrise avancée des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et Visio.
- Expérience de 2 à 4 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement technologique ou de services professionnels.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) au sein d’une entreprise en forte croissance, avec des perspectives d’évolution interne.
- Un poste en présentiel à New York, au cœur d’un quartier dynamique, avec un environnement de travail moderne et convivial.
- Un package de rémunération compétitif, complété par des avantages sociaux (assurance santé, plan de retraite, tickets restaurant, transport).
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
- Une culture d’entreprise axée sur l’innovation, la collaboration et le respect de la diversité.
Rejoignez Soho Square Solutions et contribuez activement au bon fonctionnement de notre département technologique tout en développant vos compétences administratives dans un cadre international.
