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Job description
Solomon Page, cabinet de recrutement de premier plan, recherche pour le compte d’un acteur majeur du secteur de la construction basé à Brooklyn (USA) un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) en contrat à durée déterminée pour assurer la continuité de la direction pendant un congé maternité. Cette mission, d’une durée estimée à 6 mois avec possibilité d’extension, requiert une personne rigoureuse, proactive et capable de gérer des dossiers à forte valeur ajoutée dans un environnement dynamique et exigeant.
**Missions principales**
- Gestion quotidienne de la boîte mail du directeur de division : tri, priorisation, rédaction de réponses et suivi des actions.
- Administration de la to‑do list et des projets en cours, en veillant au respect des échéances et à la qualité des livrables.
- Traitement des notes de frais (American Express, Concur) : vérification, saisie, validation et suivi des remboursements.
- Préparation et coordination des dossiers de Request for Proposal (RFP) : collecte des informations, mise en forme, suivi des réponses des fournisseurs.
- Gestion des signatures électroniques via DocuSign et suivi des documents contractuels.
- Suivi des factures fournisseurs, rapprochement avec les bons de commande et relance des paiements.
- Planification et optimisation des agendas (Outlook) : réunions internes, comités de direction, comités de sécurité, rendez‑vous externes.
- Organisation des déplacements (réservations de vols, hôtels, transports) et logistique des réunions (réservation de salles, configuration technique, catering).
- Support aux processus de recrutement sur la plateforme Greenhouse : diffusion d’annonces, suivi des candidatures, coordination des entretiens.
- Gestion et mise à jour des bases de données et des rapports Power BI pour le suivi des indicateurs de performance de la division.
- Coordination des réunions du comité de direction et du comité de sécurité, rédaction des comptes‑rendus et diffusion des décisions.
- Publication des annonces de reconnaissance d’équipe et animation de la communication interne afin de renforcer la cohésion du groupe.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) auprès de cadres supérieurs, idéalement dans le secteur du BTP ou de la construction.
- Maîtrise avancée d’Outlook, Concur, DocuSign, Power BI et des outils de planification (Calendly, Microsoft Teams).
- Expérience avérée avec les systèmes de suivi des candidatures (Greenhouse) et les processus de RFP.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Discrétion absolue dans la gestion d’informations confidentielles et sens aigu de la confidentialité.
- Communication écrite et orale irréprochable en anglais (français un atout).
- Attitude proactive, sens de l’initiative et capacité à anticiper les besoins du dirigeant.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une entreprise reconnue pour son expertise technique et son ambition de croissance.
- Un poste clé avec une visibilité directe auprès de la direction et la possibilité d’influencer les projets stratégiques de la division.
- Un package de rémunération compétitif, conforme aux standards du marché new‑yorkais.
- Un soutien administratif complet et des outils de pointe pour faciliter votre quotidien.
Si vous êtes une personne organisée, dotée d’un excellent relationnel et désireuse de contribuer au succès d’une division construction dynamique, postulez dès maintenant pour rejoindre l’équipe Solomon Page et relever ce défi passionnant.
