Assistant(e) Administratif(ve) – Télétravail (CDI)

AI Jobs, start‑up dynamique spécialisée dans le recrutement de talents pour les entreprises technologiques, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en télétravail pour renforcer le support opérationnel de son équipe internationale. Vous évoluerez dans un environnement 100 % digital, aux côtés de dirigeants visionnaires et de collaborateurs répartis aux États‑Unis, en Europe et en Asie. Votre mission principale sera d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes, en garantissant une organisation fluide, une communication claire et une gestion rigoureuse des documents et des processus administratifs. **Principales responsabilités** - **Coordination des réunions** : planifier, organiser et suivre les réunions internes et externes (visioconférences, ateliers, webinars) en tenant compte des fuseaux horaires, préparer les invitations, les agendas et les comptes‑rendus détaillés. - **Gestion documentaire** : créer, classer et archiver les fichiers sur Google Drive et SharePoint, veiller à la conformité des versions et à la sécurité des données sensibles. - **Support aux dirigeants** : préparer les présentations PowerPoint, compiler les rapports de performance, suivre les échéances de projets stratégiques et assurer le suivi des actions découlant des réunions. - **Traitement des factures et notes de frais** : réceptionner, vérifier et saisir les factures fournisseurs, préparer les remboursements de frais professionnels, assurer le respect des politiques internes et des exigences comptables. - **Gestion des fournitures et logistique** : anticiper les besoins en matériel de bureau, passer les commandes, suivre les livraisons et gérer les relations avec les prestataires. - **Utilisation d’outils collaboratifs** : animer les espaces de travail sur Slack, Asana ou Notion, assurer la mise à jour des tableaux de suivi, faciliter la communication inter‑équipes et contribuer à l’amélioration continue des processus. - **Communication** : rédiger des communications internes (annonces, newsletters), assurer la traduction et la relecture de documents en anglais, garantir la cohérence du ton et du style. **Profil recherché** - Minimum 2 ans d’expérience en assistance administrative ou secrétariat, idéalement dans un contexte international ou à distance. - Maîtrise avancée de Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Drive) et de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint). - Expérience avérée avec des outils de gestion de projet et de collaboration tels que Slack, Asana ou Notion. - Excellentes compétences rédactionnelles et orales en anglais (niveau C1 minimum) ; la maîtrise du français est un atout. - Sens de l’organisation, rigueur, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les délais. - Proactivité, esprit d’équipe et aptitude à travailler de façon autonome dans un environnement virtuel. **Ce que nous offrons** - Contrat à durée indéterminée (CDI) en télétravail complet, avec la possibilité de travailler depuis n’importe quel pays disposant d’une connexion internet fiable. - Rémunération compétitive, bonus annuel basé sur la performance collective. - Horaires flexibles et politique de congés généreuse. - Accès à des formations en ligne (soft skills, outils numériques, langues) et à un budget annuel de développement professionnel. - Culture d’entreprise inclusive, axée sur l’innovation, la transparence et le bien‑être des collaborateurs. - Participation à des projets à forte visibilité et impact direct sur la croissance de la société. Rejoignez AI Jobs et contribuez à façonner l’avenir du travail à distance tout en développant vos compétences dans un cadre stimulant et bienveillant.