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Job description
Docusign, leader mondial de la transformation digitale des processus contractuels, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Stratégique pour soutenir deux Vice‑Présidents au sein de l’organisation COO. Vous intégrerez une équipe dynamique basée à San Francisco et jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations quotidiennes et la réussite des projets transversaux.
**Missions principales**
- Gestion proactive des agendas des Vice‑Présidents : planification, coordination et optimisation des réunions internes, externes et des déplacements nationaux et internationaux.
- Organisation logistique complète des voyages (réservations de vols, hôtels, transports, visas) et des réunions (réservation de salles, configuration technique, catering).
- Préparation et diffusion de documents de réunion, comptes‑rendus, présentations PowerPoint et rapports d’avancement.
- Traitement des notes de frais, suivi budgétaire et rapprochement avec le service finance.
- Coordination d’événements de taille moyenne à grande (conférences, séminaires, ateliers clients) en présentiel, hybride ou virtuel, incluant la gestion des fournisseurs, la négociation de contrats et le suivi des livrables.
- Support logistique de l’équipe COO : gestion des demandes d’équipement, suivi des achats, mise à jour des bases de données internes et veille à la conformité des procédures.
- Interface avec les équipes transverses (Customer Success, Legal, Finance, HR) pour assurer une communication fluide et le respect des délais.
- Participation à des projets d’amélioration continue (optimisation des processus administratifs, digitalisation des workflows).
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience en assistance de direction ou en gestion de bureau, idéalement dans un environnement technologique ou multinational.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des plateformes de gestion de réunions (Zoom, Teams, Webex).
- Expérience avérée dans la planification de voyages internationaux et la coordination d’événements d’entreprise.
- Esprit d’initiative, autonomie, discrétion et forte orientation service client.
- Capacité à établir et entretenir des relations de travail efficaces avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI avec un environnement de travail stimulant au cœur de la Silicon Valley.
- Un modèle hybride (3 jours sur site, 2 jours en remote) favorisant l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.
- Un package de rémunération compétitif incluant salaire de base, bonus annuel et avantages sociaux (assurance santé, programme de bien‑être, congés payés).
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière au sein d’une entreprise en forte croissance.
- Un accès à des outils technologiques de pointe et à une culture d’entreprise axée sur l’innovation et la collaboration.
Rejoignez Docusign et contribuez à la réussite de nos leaders tout en développant vos compétences dans un cadre international dynamique.
