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Job description
RBC, leader mondial du secteur bancaire et financier, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique pour rejoindre son équipe Global Investment Banking basée à New York. Sous la responsabilité directe des cadres seniors, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du département en assurant un soutien administratif complet et en garantissant la conformité aux standards d’excellence de RBC.
**Missions principales**
- Gestion du courrier entrant et sortant ainsi que coordination des services de messagerie interne et externe.
- Accueil téléphonique professionnel, filtrage et redirection des appels, prise de messages et suivi des demandes.
- Organisation et optimisation des déplacements nationaux et internationaux (réservations de vols, hôtels, transports, visas) en veillant au respect des politiques de voyage de l’entreprise.
- Planification et logistique des réunions : réservation de salles, mise en place de solutions de visioconférence, coordination des services de restauration et préparation des supports de présentation.
- Administration de plusieurs agendas exécutifs, synchronisation des priorités et anticipation des conflits d’emploi du temps.
- Préparation, contrôle et suivi des notes de frais conformément aux procédures internes et aux exigences fiscales.
- Soutien administratif aux collègues (préparation de documents, archivage, diffusion d’informations) et participation active aux projets transversaux du département.
- Identification proactive des risques opérationnels liés aux processus administratifs et proposition de mesures correctives.
- Veille au respect des politiques de conformité, de confidentialité et de sécurité de l’information.
**Profil recherché**
- Minimum 2 ans d’expérience réussie dans un rôle similaire, idéalement au sein d’un environnement bancaire ou financier.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de réservation de voyages et de gestion de réunions.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais ; la maîtrise du français constitue un atout supplémentaire.
- Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression.
- Discrétion absolue et respect des règles de confidentialité.
- Esprit collaboratif, capacité à construire des relations de confiance avec les équipes internes et les partenaires externes.
- Intégrité, sens de l’éthique et engagement en faveur de l’inclusion et de la diversité.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une institution financière de renommée internationale.
- Des opportunités de développement professionnel grâce à des programmes de formation continue et de mentorat.
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux complets (assurance santé, retraite, congés payés, etc.).
- Un accès à des outils technologiques de pointe et à des ressources de soutien dédiées.
- Une culture d’entreprise axée sur l’innovation, la responsabilité sociale et la promotion de la diversité.
Rejoignez RBC et contribuez activement à la réussite de notre équipe Global Investment Banking tout en développant votre carrière dans un cadre professionnel exigeant et enrichissant.
