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Job description
En tant qu'Assistant Administratif chez Valpak, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux aux États-Unis. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs et les appelants, garantissant une expérience accueillante et professionnelle. Vos missions principales incluront la gestion des agendas des cadres, la planification et la coordination des réunions, ainsi que la préparation de comptes‑rendus, rapports et présentations de haute qualité. Vous assurerez également le suivi et le classement rigoureux des dossiers physiques et numériques, veillant à la conformité des procédures internes et à la confidentialité des informations.
Vous serez responsable de la gestion des fournitures de bureau, du suivi des stocks et de la passation des commandes afin d'éviter toute rupture et de maintenir un environnement de travail optimal. En collaboration étroite avec les équipes Marketing, Finance, Ressources Humaines et Commerciales, vous soutiendrez l'organisation d'événements internes et externes (séminaires, ateliers, conférences) en assurant la logistique, la communication et le suivi budgétaire.
Votre sens du service, votre capacité à prioriser les tâches et votre réactivité seront essentiels pour répondre aux demandes urgentes tout en respectant les délais. Vous contribuerez à l'amélioration continue des processus administratifs en proposant des solutions innovantes et en participant à la mise en place d'outils numériques (gestion électronique des documents, plateformes de planification collaborative). Vous veillerez à maintenir un environnement de travail agréable, sécuritaire et conforme aux normes de santé et de sécurité au travail.
Profil recherché : Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent, et justifiez d'une première expérience réussie (1 à 3 ans) dans un poste similaire, idéalement au sein d'une entreprise internationale. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et avez une bonne aisance avec les logiciels de gestion d'agenda et de visioconférence. Vous possédez d'excellentes compétences rédactionnelles en français et en anglais, ainsi qu'une forte capacité d'écoute et de communication.
Rejoindre Valpak, c’est intégrer une équipe dynamique où l’esprit d’entraide et l’innovation sont au cœur des valeurs. Vous bénéficierez d’un environnement de travail stimulant, d’opportunités de formation continue et d’une évolution de carrière en fonction de vos performances et de votre engagement. Si vous êtes organisé(e), proactif(ve) et désireux(se) de contribuer activement à la réussite de nos projets, nous serions ravis de vous rencontrer.
