Administrateur(trice) Juridique – Support haut niveau au sein du département juridique

Konica Minolta, leader mondial des solutions d’impression et de gestion documentaire, recherche un(e) Administrateur(trice) Juridique talentueux(se) pour renforcer son service juridique basé à Ramsey, New Jersey. En tant que pilier administratif du département, vous jouerez un rôle clé en assurant un soutien opérationnel de haut niveau à la Senior Vice President & General Counsel ainsi qu’aux avocats internes. Vous serez responsable de la gestion quotidienne des agendas, de la coordination des réunions et de la planification stratégique, garantissant ainsi une organisation fluide et efficace des activités juridiques. Vos missions principales incluront la rédaction, la mise en forme et la diffusion de correspondances juridiques, de mémorandums, de rapports et de présentations professionnelles. Vous assurerez la tenue rigoureuse des dossiers juridiques, des contrats et de la documentation associée dans les systèmes de gestion documentaire, tout en suivant scrupuleusement les échéances, les renouvellements et les dates clés afin d’éviter tout retard ou non‑conformité. En tant que point de contact privilégié avec les cabinets d’avocats externes, vous traiterez les factures d’honoraires, en vérifiant leur conformité, en signalant les écarts éventuels et en participant à l’onboarding des fournisseurs ainsi qu’à la documentation d’engagement. Vous assisterez les avocats dans la gestion des dossiers de contentieux et de conformité réglementaire, en collectant, organisant et en transmettant les documents requis, en coordonnant les significations de procédure, les subpoenas et les demandes de production de documents, tout en maintenant à jour les tableaux de suivi des dossiers. Vous jouerez également un rôle central dans le processus d’entrée, de routage et de suivi des contrats, en veillant à la conformité documentaire, aux audits internes et aux demandes de rapports. Vous gérerez les signatures électroniques et l’exécution des accords, garantissant la traçabilité et la sécurité des transactions contractuelles. En tant que liaison entre le service juridique et les parties prenantes internes (Finance, Ressources Humaines, Achats, Conformité), vous participerez activement aux initiatives d’amélioration des processus, à l’implémentation de nouveaux systèmes et à la conduite de projets transversaux. Vous manipulerez des informations sensibles avec la plus grande discrétion, professionnalisme et intégrité, tout en contribuant à la culture de conformité et d’excellence de l’entreprise. Le poste requiert une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, ainsi qu’une forte capacité d’organisation, de priorisation et de gestion du temps. Vous devez être à l’aise avec les outils bureautiques (MS Office, Outlook) et les systèmes de gestion documentaire (SharePoint, DocuWare ou équivalents). Une expérience antérieure dans un environnement juridique ou corporate, ainsi qu’une connaissance des procédures de facturation et de conformité, sont fortement souhaitées. Rejoindre Konica Minolta, c’est intégrer une entreprise dynamique, innovante et engagée en faveur du développement durable, où chaque collaborateur a la possibilité d’évoluer, de se former et de contribuer à des projets à forte valeur ajoutée. Si vous êtes motivé(e) par le challenge d’un rôle central au sein d’un département juridique de premier plan, nous vous invitons à postuler dès maintenant.