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Descripcion del puesto
found.Consulting, cabinet de conseil en stratégie et transformation digitale, recherche un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager pour rejoindre son équipe dynamique au cœur de la région métropolitaine de New York City. En tant que pilier de l’organisation quotidienne, vous serez le premier point de contact pour nos clients, partenaires et visiteurs, garantissant une expérience d’accueil professionnelle et chaleureuse. Vous assurerez le soutien administratif et opérationnel de trois associés senior, en gérant le flux de courriels, la planification de leurs agendas, la préparation de dossiers et le suivi des tâches prioritaires. Votre rôle s’étend également à la gestion complète du bureau : réception, traitement du courrier entrant et sortant, approvisionnement en fournitures, coordination de l’entretien des espaces communs et supervision des prestataires externes (nettoyage, maintenance, services de restauration). Vous serez responsable du suivi du temps facturable, de l’e‑filing des déclarations fiscales, de l’intégration des nouveaux clients dans nos systèmes internes (CRM, ERP) ainsi que du recouvrement des factures, en veillant à la conformité et à la précision des données financières. Vous collaborerez étroitement avec les équipes comptables et juridiques pour assurer le respect des échéances et la bonne tenue des dossiers.
Profil recherché : Vous justifiez d’au moins 3 à 5 ans d’expérience réussie dans un poste similaire, idéalement au sein d’un cabinet de conseil, d’une société de services professionnels ou d’une start‑up en forte croissance. Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur organisationnelle, votre capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives proactives. Vous avez un excellent sens du détail, une maîtrise parfaite du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral, ainsi qu’une aisance avec les outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et les logiciels de gestion (CRM, ERP, outils de facturation). Vous savez gérer plusieurs priorités simultanément, travailler sous pression et maintenir un haut niveau de confidentialité.
Missions principales :
- Accueil physique et téléphonique des clients, gestion du standard et orientation des visiteurs.
- Gestion des agendas, organisation de réunions, préparation de supports de présentation et prise de notes.
- Administration quotidienne du bureau : courrier, fournitures, espaces communs, coordination des prestataires.
- Suivi du temps facturable et des dépenses, préparation des dossiers de facturation et recouvrement.
- E‑filing des déclarations fiscales et mise à jour des dossiers clients dans les systèmes internes.
- Support aux associés dans la préparation de rapports, présentations et documents contractuels.
- Participation à l’amélioration continue des processus administratifs et à la mise en place d’outils d’efficacité.
Nous offrons :
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une équipe internationale et collaborative.
- Des opportunités de développement professionnel et de formation continue.
- Un package salarial compétitif, incluant des avantages sociaux et des possibilités de télétravail ponctuel.
- Un bureau moderne situé au cœur de Manhattan, facilement accessible par les transports en commun.
Si vous êtes une personne dynamique, autonome et désireuse de contribuer à la réussite d’un cabinet en pleine expansion, envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) dès maintenant. Nous avons hâte de vous rencontrer et de construire ensemble le futur de found.Consulting.
