Assistant(e) Virtuel(le) – Temps Partiel (Secteur Médical)

ADF Medical, leader innovant dans le secteur de la santé basé à Nashville, recherche un(e) Assistant(e) Virtuel(le) à temps partiel pour renforcer son équipe administrative et opérationnelle. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où la précision, la confidentialité et la réactivité sont essentielles. Sous la supervision directe du directeur des opérations, vous serez le pivot central assurant la fluidité des processus quotidiens, la coordination entre les différents départements et le soutien aux équipes cliniques et administratives. **Missions principales** - Gestion proactive du calendrier de la direction et des équipes internes : planification, organisation et suivi des réunions, rendez‑vous patients et événements internes. - Traitement quotidien des courriels : tri, priorisation, rédaction de réponses et diffusion aux interlocuteurs concernés. - Saisie et mise à jour de données dans les bases de données médicales et administratives, en veillant au respect des normes de qualité et de conformité. - Préparation de documents variés (rapports, présentations, comptes‑rendus) à l’aide de la suite Microsoft Office et Google Workspace. - Recherche d’informations, analyse de données et rédaction de rapports synthétiques pour soutenir la prise de décision. - Organisation et archivage des fichiers numériques, gestion des accès et mise en place de procédures de sauvegarde. - Assistance à la communication avec les patients : réponses aux demandes d’information, prise de rendez‑vous, suivi des dossiers, tout en respectant les exigences de confidentialité HIPAA. - Coordination avec les services internes (finance, ressources humaines, clinique) afin d’assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. - Gestion d’informations sensibles (dossiers patients, données financières) conformément aux réglementations HIPAA et aux politiques internes de sécurité. **Profil recherché** - Diplôme de niveau Bac+2 minimum en administration, gestion ou domaine connexe ; une expérience dans le secteur de la santé est un atout. - Minimum 2 ans d’expérience en assistance administrative ou en support opérationnel, idéalement à distance. - Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Suite) et des plateformes de gestion de projets (Trello, Asana, ou équivalent). - Excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles en français et en anglais. - Sens aigu de l’organisation, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler sous pression. - Rigueur et discrétion absolues dans le traitement d’informations confidentielles, avec une connaissance pratique des exigences HIPAA. - Proactivité, esprit d’équipe et capacité à anticiper les besoins des différents interlocuteurs. **Ce que nous offrons** - Un poste 100 % télétravail, avec des horaires flexibles adaptés à votre disponibilité. - Une rémunération compétitive, ajustée en fonction de votre expérience. - La possibilité de travailler au sein d’une entreprise en pleine croissance, reconnue pour son engagement envers l’excellence médicale et le bien‑être de ses employés. - Un environnement de travail collaboratif, où l’innovation et l’amélioration continue sont encouragées. - Des formations internes sur la conformité HIPAA et les meilleures pratiques administratives. Rejoignez ADF Medical et contribuez activement à la qualité du service offert aux patients tout en développant vos compétences dans un secteur stimulant. Nous attendons votre candidature avec impatience !