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وصف الوظيفة
Catholic Charities Jacksonville, organisme à but non lucratif reconnu pour son engagement au service des communautés locales, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique pour soutenir le Directeur du Département Formation de la Foi à Saint Augustine, États‑Unis.
Dans le cadre de ce poste, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du département, en assurant une gestion rigoureuse des dossiers sacramentaux, la préparation de certificats officiels et le maintien d’un système de classement efficace. Vous serez également responsable de la préparation du matériel pédagogique destiné aux catéchistes, de la coordination logistique des programmes de formation (souvent organisés en soirée et le week‑end) et de la participation active à la planification, à l’organisation et à l’évaluation d’événements spéciaux tels que les retraites, les ateliers de formation et les célébrations liturgiques.
Vos missions principales incluront :
- Gestion et mise à jour des dossiers sacramentaux (baptêmes, confirmations, mariages) avec une attention particulière à la confidentialité et à la conformité aux normes ecclésiastiques.
- Rédaction, impression et distribution de certificats, lettres de recommandation et autres documents officiels.
- Organisation et archivage du système de classement du département, tant physique que numérique, afin de garantir un accès rapide et sécurisé aux informations.
- Préparation et distribution du matériel pédagogique (supports de cours, fiches d’activités, présentations) pour les catéchistes et les animateurs de formation.
- Assistance lors des sessions de formation, incluant la mise en place des salles, la gestion des inscriptions, le suivi des présences et le soutien logistique pendant les activités.
- Collaboration étroite avec le Directeur pour planifier les événements, établir les budgets, coordonner les fournisseurs et assurer le suivi post‑événement (rapports d’évaluation, retours d’expérience).
- Gestion des communications internes et externes du département (e‑mails, appels téléphoniques, newsletters) et maintien d’une relation professionnelle avec les partenaires ecclésiastiques et communautaires.
- Veiller au respect strict de la confidentialité des informations sensibles, tant religieuses que personnelles, conformément aux politiques de l’organisation.
Profil recherché :
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent ; une formation en administration, gestion de bureau ou études religieuses constitue un atout.
- Minimum 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif, idéalement dans un contexte éducatif, religieux ou associatif.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et capacité à apprendre rapidement les systèmes de gestion de bases de données.
- Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Sens aigu de la confidentialité et intégrité professionnelle.
- Aptitudes relationnelles développées, capacité à travailler en équipe et à interagir avec des bénévoles, des leaders religieux et le public.
- Disponibilité à travailler en soirée et les week‑ends selon le calendrier des programmes de formation.
- Bilinguisme anglais/français souhaité, mais pas obligatoire.
Nous offrons :
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une organisation reconnue pour son impact social et spirituel.
- Des opportunités de développement professionnel et de formation continue.
- Un salaire compétitif et des avantages sociaux conformes aux standards du secteur à but non lucratif.
- La possibilité de contribuer directement à la formation et à l’épanouissement spirituel de la communauté.
Si vous êtes motivé(e) par le service, organisé(e) et désireux(se) de mettre vos compétences administratives au service d’une mission porteuse de sens, nous vous invitons à postuler dès maintenant.
