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وصف الوظيفة
Aspire Fertility Austin, centre de référence en fertilité et santé reproductive, recherche un(e) Réceptionniste Médical(e) dynamique et orienté(e) service client pour renforcer son équipe front‑desk à Gurnee, États‑Unis. Sous la responsabilité du Responsable de l'Accueil, vous serez le premier point de contact des patients, des visiteurs et des partenaires externes. Vous assurerez la fluidité des échanges entre le laboratoire, les médecins, le personnel administratif et les patients, tout en garantissant une expérience chaleureuse, professionnelle et confidentielle.
**Missions principales**
- Accueillir les patients et les visiteurs avec courtoisie, vérifier leur identité et les orienter vers les services appropriés.
- Gérer le standard téléphonique multi‑ligne : réception, filtrage, transfert des appels, prise de messages et suivi des demandes urgentes.
- Planifier, confirmer et reprogrammer les rendez‑vous en utilisant le logiciel de gestion de cabinet (EMR) et en respectant les protocoles de confidentialité.
- Traiter les courriels entrants, répondre aux questions courantes et assurer le suivi des dossiers patients.
- Compiler, mettre à jour et archiver les dossiers médicaux, en veillant à la conformité avec les exigences légales (HIPAA).
- Interviewer les patients pour collecter les informations nécessaires aux formulaires d’assurance, de consentement et de confidentialité.
- Coordonner le flux d’informations entre le laboratoire, les médecins sur site et le personnel administratif afin d’optimiser les délais de traitement.
- Participer aux réunions d’équipe, contribuer aux projets d’amélioration du service d’accueil et proposer des solutions pour améliorer l’efficacité du front‑desk.
**Profil recherché**
- Diplôme d’études secondaires minimum ; une formation en secrétariat médical ou en gestion de la relation client est un atout.
- Expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement de santé ou de clinique.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office) et des logiciels de gestion de cabinet (ex. Athenahealth, Epic, ou équivalent).
- Sens aigu du service client, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression.
- Discrétion, respect de la confidentialité des données patients et sens de l’éthique professionnelle.
- Attitude positive, esprit d’équipe et capacité à s’adapter aux horaires flexibles (ouvertures ou fermetures).
**Ce que nous offrons**
- Contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein.
- Horaires du lundi au vendredi, 6h30 – 16h, avec rotation d’ouverture/fermeture.
- Environnement de travail stimulant au sein d’une équipe multidisciplinaire engagée.
- Programme de formation continue et possibilités d’évolution interne.
- Avantages sociaux compétitifs (assurance santé, congés payés, etc.).
Rejoignez Aspire Fertility Austin et contribuez à offrir une prise en charge humaine et de qualité à nos patients tout en développant vos compétences dans le secteur de la santé reproductive.
