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وصف الوظيفة
Phamily, start‑up dynamique en pleine expansion dans le secteur de la technologie et de l’innovation, recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) hautement qualifié(e) pour soutenir ses dirigeants C‑level (CTO, CRO, CFO) au cœur de Manhattan, États‑Unis. Vous évoluerez dans un environnement ultra‑rapide où la rigueur, la polyvalence et l’anticipation sont essentielles.
**Missions principales**
- **Gestion administrative de haut niveau** : organisation et optimisation des agendas des cadres, planification et coordination de réunions (physiques et virtuelles), préparation de dossiers de présentation, prise de notes et rédaction de comptes‑rendus.
- **Organisation de déplacements** : réservation de vols, hôtels, transports locaux, élaboration d’itinéraires détaillés et gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires.
- **Gestion de projets transversaux** : pilotage de projets d’amélioration des processus internes, mise en place d’outils d’intelligence artificielle (chatbots, automatisation de tâches répétitives) et suivi des indicateurs de performance.
- **Interface principale** : être le point de contact privilégié entre les dirigeants et les parties prenantes internes (équipes produit, finance, RH) ainsi qu’externes (partenaires, investisseurs, clients).
- **Gestion de l’information confidentielle** : traitement sécurisé des données sensibles, respect strict de la confidentialité et mise en place de protocoles de protection de l’information.
- **Développement des espaces de travail** : participation à la recherche, à la sélection et à l’aménagement de nouveaux bureaux, coordination avec les fournisseurs et suivi des projets d’aménagement.
**Profil recherché**
Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) exécutif(ve) auprès de dirigeants de niveau C‑suite, idéalement dans un contexte start‑up ou scale‑up. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et votre aisance à travailler sous pression. Vous avez une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, et vous êtes à l’aise avec les outils collaboratifs (Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Teams) ainsi qu’avec les solutions d’automatisation (Zapier, Power Automate, IA générative).
**Compétences clés**
- Gestion d’agenda et planification stratégique
- Coordination de réunions et prise de notes efficace
- Organisation de voyages d’affaires complexes
- Pilotage de projets d’amélioration continue
- Maîtrise des outils d’IA et d’automatisation
- Communication interpersonnelle et diplomatie
- Confidentialité et gestion sécurisée de l’information
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Sens du service client interne et externe
- Adaptabilité et proactivité dans un environnement en évolution rapide
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au sein d’une équipe ambitieuse et innovante
- Un environnement de travail stimulant au cœur de Manhattan, avec des bureaux modernes et équipés des dernières technologies
- Des opportunités de développement professionnel et de formation continue
- Un package de rémunération compétitif, incluant des avantages sociaux et des bonus liés aux performances de l’entreprise
- Une culture d’entreprise axée sur la collaboration, la transparence et l’impact positif
Rejoignez Phamily et jouez un rôle clé dans la réussite de nos dirigeants tout en contribuant à la croissance d’une entreprise à la pointe de l’innovation technologique.
