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وصف الوظيفة
Opensity Solutions, cabinet de conseil spécialisé dans les services aux professions juridiques, recherche un(e) Hospitality Office Associate pour rejoindre son équipe dynamique au sein d’un prestigieux cabinet d’avocats situé à Denver. Vous serez le premier point de contact pour les avocats, le personnel interne et les clients de haut niveau, garantissant un accueil chaleureux, professionnel et discret.
Vos principales missions seront :
- Accueillir les visiteurs, gérer les appels téléphoniques et assurer la distribution du courrier avec courtoisie et efficacité.
- Maintenir un environnement de travail impeccable : organisation des espaces communs, gestion des fournitures de bureau, suivi du nettoyage et de la maintenance.
- Préparer les salles de réunion (configuration du matériel audiovisuel, disposition des sièges, mise à disposition de documents) et veiller à ce que chaque réunion se déroule dans les meilleures conditions.
- Coordonner les réunions internes et externes : planification, envoi des invitations, gestion des agendas des avocats, réservation des salles et suivi des besoins logistiques.
- Organiser le service de restauration (catering) pour les déjeuners d’affaires, les conférences et les événements internes, en veillant au respect des préférences alimentaires et aux délais de livraison.
- Soutenir les opérations quotidiennes du bureau en collaboration avec les équipes administratives, les services informatiques et les ressources humaines : traitement des notes de frais, suivi des factures, assistance à la préparation de dossiers juridiques simples.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus de bureau en proposant des solutions innovantes pour optimiser l’efficacité et la satisfaction des parties prenantes.
Profil recherché :
- Diplôme de niveau Bac+2 en administration, gestion ou domaine similaire (ou expérience équivalente).
- Minimum 1 an d’expérience dans un rôle d’assistant(e) de bureau, de réception ou d’accueil, idéalement dans un environnement juridique ou professionnel exigeant.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils de réservation de salles et de gestion d’agenda.
- Sens aigu du service client, discrétion, organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Attitude proactive, esprit d’équipe et capacité à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme.
Nous offrons :
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein avec une rémunération compétitive.
- Un environnement de travail moderne, situé au cœur de Denver, avec des bureaux ergonomiques et des espaces de détente.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel au sein d’une structure en pleine croissance.
- Des avantages sociaux incluant assurance santé, congés payés, programme de bien‑être et participation à des événements d’entreprise.
- Une culture d’entreprise axée sur l’excellence, la collaboration et le respect de la diversité.
Rejoignez Opensity Solutions et participez activement à la création d’un cadre de travail où l’excellence du service et la rigueur juridique se conjuguent pour offrir une expérience client inégalée.
